تقويم جوجل للأعمال: دليل مفصل لاستخدامه
من المستحيل تقريبًا أن تحتفظ بكل شيء في ذهنك، ويجب عدم التغاضي عن أي حدث مهم، خاصةً في حياة الفرد الحديثة المليئة بالانشغالات. بفضل العدد الهائل من التطبيقات المتوفرة، يمكنك حماية أهم المعلومات بالنسبة لك في هاتفك الذكي، وعندما يكون ذلك ضروريًا، يمكنه ببساطة تذكيرك بها. بلا شك، التطبيق الأكثر شهرة وسهولة في الاستخدام هو تقويم جوجل. يمكن أن يساعد أي شخص على التخطيط ليومه بفعالية، سواء كان رجل أعمال أو ربة منزل. اليوم، سنتحدث بشكل مفصل عن كيفية استخدام هذا التطبيق وما يجعله متميزًا بشكل خاص.
التعرف على تقويم جوجل
على الرغم من أن ذاكرة الإنسان يمكن أن تكون مذهلة في قدرتها، إلا أنها يمكن أن تكون أيضًا محدودة. من المؤكد أنك لا تستطيع تذكر أكثر من عشرة أحداث مجدولة لليوم أو هذا الأسبوع، وهذا ينطبق بشكل خاص عندما تحتاج إلى تذكر أوقات محددة. تحويل إلى وضع شائع هو هذا: تطبيق متخصص يذكرك بحدث معين، لكنك، لكونك مشغولًا جدًا في تلك اللحظة، تقوم ببساطة بإلغاء الإشعار وتنساه بنجاح. لا يتيح لك تقويم جوجل ارتكاب مثل هذه الأخطاء.
الميزة الكبيرة لهذا التقويم هي أنه متاح للجميع مجانًا. بمساعدته، يمكنك تخطيط أمورك المنزلية وأيضًا إنشاء جدول عمل أكثر فعالية. يمكنك إضافة إلى التقويم ليس فقط أعياد ميلاد أصدقائك وأقاربك، بل ومعلومات عن الاجتماعات والمناقشات المقبلة. بالنسبة للأشخاص الذين يقضون وقتهم بنشاط ولديهم مئات المهام للتعامل معها كل أسبوع، يمكن أن يصبح تقويم جوجل مساعدًا لا يمكن الاستغناء عنه.
يمكنك استخدام التطبيق في أي متصفح. كبداية، تحتاج إلى حساب جوجل. إذا لم يكن لديك حساب بعد، فإن إنشائه بسيط للغاية.
الأمر الأكثر روعة هو أنك يمكنك تخصيص تقويمك في تلك الظلال التي تجدها أكثر إمتاعًا. في قسم الإعدادات، تحتاج إلى العثور على الوظائف اللازمة. ثم يمكنك اختيار الألوان لأيام عملك وتواريخك المهمة. سنناقش هذا بتفصيل لاحقًا.
الأعمال وتقويم جوجل: كيفية استخدامه بفعالية
في تقويم جوجل، يمكنك إنشاء أقسام مختلفة لجميع مهامك ومشاريعك. لن تضطر إلى الغوص في مجلدات منفصلة للتحكم في كل شيء.
يحتوي التقويم على وظيفة مثيرة جدًا تسمى “النشرة اليومية”. يمكنك تفعيلها، ثم في الساعة 5 صباحًا كل يوم، ستتلقى رسائل تحتوي على قائمة بكل ما تحتاج إلى إنجازه اليوم. بمجرد إتمام مهمة أو إلغائها، يمكنك إزالتها من القائمة أو ببساطة إخفاؤها لفترة مؤقتة.
إضافة مهام جديدة إلى التقويم
إن إنشاء مهمة جديدة أمر بسيط جدًا. فقط اتبع هذا الروتين، وستحصل على كل شيء بشكل صحيح:
- اذهب إلى تقويمك وابحث عن فئة “الإعدادات”.
- بعد ذلك، اضغط على زر “إضافة” ثم “إنشاء”.
- فكر في عنوان للمهمة، وإذا لزم الأمر، أضف وصفًا موجزًا.
- انتقل إلى قسم “التقاويم الخاصة بي”. يجب أن تظهر المهمة التي تم إنشاؤها فورًا.
- ثم انتقل إلى فئة الإعدادات الإضافية. هنا يمكنك ضبط الألوان وجعل المهمة متاحة للجميع الذين يحتاجونها.
- أنهِ ضبط إعدادات الإشعارات. لهذا، ستحتاج إلى اختيار اليوم الذي ستتم فيه الفعالية – سواء في الأسبوع أو الشهر أو السنة. ستتلقى رسالة على هاتفك في الوقت المحدد.
إذا كان تقويمك عامًا، وقام شخص ما بتغيير شيء فيه، فستتلقى إشعارًا بذلك أيضًا.
بعد ضبط تقويمك، يمكنك إضافة خطط مشاريعك إليه. على سبيل المثال، لديك مشروع يجب الانتهاء منه في غضون 10 أيام، ولكنه يتكون من 50 خطوة. يجب عليك تقسيم جميع هذه الخطوات على عدد الأيام لضمان إكمال العمل بشكل متوازن دون إرهاق نفسك. بناءً على ذلك، ستضاف تلك الخطوات إلى الخطة كل يوم حتى لا تنسى شيئًا. أيضًا، ستتلقى إشعارًا بضرورة إتمام تلك أو أي مهمة أخرى.
يمكن تغيير هذه الإعدادات بسهولة. للقيام بذلك، فقط انقر فوق أيقونة المهمة المعنية وألغ تحديد أيقونة القلم. تسمح هذه الوظيفة لك بتغيير عنوان ووصف المهمة، ووقت استقبال الإخطارات، كما يمكنك إضافة تعليقات إضافية إلى المهمة.
دعونا نقترح مثالًا آخر. تخيل أنك مدير، وتحتاج إلى إجراء مقابلات مع عدة عشرات من المرشحين لوظيفة في شركتك. تحتاج إلى توزيع عبء العمل، لذلك تأخذ 15 شخصًا وتوزعهم على مدار 5 أيام عمل. لهذا، ستحتاج إلى إعداد خطة جديدة. كل يوم، سيكون لديك ثلاث مقابلات، مدة كل منها 30 دقيقة، تقوم بإعداد تذكيرات لها. لأجل الراحة، قم بإرفاق سير المرشحين الذاتية بالمهمة. يمكن القيام بذلك فقط إذا تم إرسال السير إليك عبر مستندات جوجل، بصيغة PDF، أو كمستند تم إنشاؤه باستخدام SweetCV. بفضل مثل هذا التحضير الشامل للمقابلة، يمكنك إجراءها بسرعة وفعالية.
بعد المقابلات مع المرشحين، يمكنك علامياً تحديد في التقويم أولئك الذين أبهروك، وبعد ذلك يمكنك إخفاء المهمة. إذا قررت توظيف أحدهم، يمكنك منح وصول للمهمة إلى الزملاء الذين يقومون بعملية التوظيف، حتى يتمكنوا من متابعة العمليات معهم.
استخدام تقويم جوجل لإدارة المشاريع
لإدارة المشاريع التجارية باستخدام تقويم جوجل، يمكنك استخدام واحدة من الطريقتين الأكثر راحة:
- إنشاء مهام لنفسك. كما تم مناقشته سابقًا، هذه الطريقة بسيطة. بإيجاز – تقوم بتوزيع المهمة بالتساوي على عدة أيام، وتقرر متى ستحصل على الإخطارات وأيضًا تقوم بتعديل نظام الألوان إذا لزم الأمر. لكل من المشاريع، تقوم بإنشاء تقويم جديد، دون قيود على عدد المهام.
- تزويد الآخرين بإمكانية الوصول إلى التقويم عبر رابط مشترك. بهذه الطريقة، يمكنك منح كل زميل من زملائك نفس العدد من المهام، بينما تراقب إنجازها في نفس الوقت. يمكن إنشاء المهام للجميع إما في تقويم واحد أو في تقاويم مختلفة. لتسهيل العملية، يجب توضيح المواعيد النهائية والبيانات الأخرى فورًا.
ملاحظة هامة! في نفس الوقت، يمكنك إضافة التواريخ المهمة ومعلومات المشاريع إلى تقويمك. على سبيل المثال، يمكنك إدخال جميع أعياد الميلاد والعطل الأخرى، وستبقى في الذاكرة إلى الأبد. الطريقة الأولى الموصوفة مثالية للمديرين بينما الطريقة الثانية أكثر مناسبة للعمل الذين يمكنهم متابعة الأعمال التي يمكن لمديريهم متابعتها.
ما يمكن القيام به أيضًا في تقويم جوجل
يوفر تقويم جوجل مجموعة من الوظائف المثيرة، وستود بالتأكيد استخدامها عند استكشاف هذا التطبيق لأول مرة. لنستعرض بعض الوظائف التي قد تكون مفيدة لأي شخص يستخدم تقويم جوجل لأغراض متنوعة:
- استيراد وتصدير. يمكنك العثور على هذه الوظيفة في الإعدادات. وتتضمن إمكانية ضم تقاويم أخرى أو تحميل الموجودة منها.
- خيار طباعة التقويم. إذا كنت ترغب في عرض الأحداث والخطط الأهم، على سبيل المثال، على لوح في مكتبك، يمكنك طباعة التقويم. هذه الوظيفة سهلة الوصول أيضًا في الإعدادات.
- اختيار الألوان. بفضل لوحة الألوان الواسعة، يمكنك إبراز كل تاريخ مخطط بظلال مختلفة. يمكن أن يكون لمشروع ما لون أخضر، بينما يكون آخر بلون أرجواني، بينما أعياد ميلاد أقربائك يمكن تمييزها باللون الأحمر. التذكيرات للاحتفالات العائلية أو أصدقائك يكون من الأفضل تركها قبل أسبوع من الحدث. بهذا الشكل، سيكون لديك الوقت للتحضير للخطاب، واختيار الزي للمناسبة، وخطط وقتك بشكل عام.
- تنظيم الجدول. ظهرت هذه الوظيفة حديثًا ولكنها اكتسبت بالفعل العديد من المؤيدين. باستخدامها، ستظهر جميع المهام المجدولة أمامك ليس كتقويم، بل كسجل عمل.
- استخدام القوالب. إذا كنت لا ترغب في إضاعة وقتك، يمكنك تجاوز إنشاء تقويم جديد والاستفادة من قالب موجود. في الإعدادات، تحتاج إلى اختيار القوالب والتمتع بتلك التي ترغب فيها.
- اختيار التخطيط. عادةً ما يحتوي تطبيق جوجل على 3 خيارات للثيمات للشاشة – رياضية، كلاسيكية، وأطوار القمر. يمكنك اختيار الثيمة التي تهمك، لكل يوم بعينه.
- خيارات الدمج. يمكنك وضع تقويمك على صفحة منفصلة والوصول إليه أيضًا من التطبيقات المختلفة. يمكنك معرفة كيفية القيام بذلك في قسم الإعدادات.
- إعدادات للخدمات الأخرى. يمكنك إعداد مزامنة تقويم جوجل مع بريدك الإلكتروني في جوجل، بحيث يمكنك إضافة الرسائل إلى خطتك.
- العمل المريح مع الأجهزة. بناءً على نظام التشغيل المثبت على هاتفك الذكي، سيعمل تقويم جوجل بشكل جيد هناك. إذا، على سبيل المثال، لم تغلق مهمة معينة، فسيذكرك التقويم بها في الغد.
- الأوامر الصوتية. في البداية، تحتاج إلى قول “OK, Google”، ثم تذكر بالتحديد ما تحتاج إلى تذكيره. ستقوم شاشة هاتفك الذكي بإنشاء مهمة، ويمكنك إضافتها إلى خطتك. بهذه الطريقة، لن يفوتك أي تاريخ مهم.
وظيفة ممتازة هي العمل مع التطبيق باستخدام مفاتيح الاختصار. هذا يعني أنك لا تحتاج لاستخدام الفأرة أثناء العمل مع التقويم، فما عليك سوى لوحة مفاتيح واحدة.
كيفية العمل مع تقويم جوجل: مثال مرئي
لتحسين فهمك لهذا التطبيق، نقترح عليك وضع خطة تسهل عليك العمل معه. يمكنك الاستناد إلى الآتي:
- أولاً، تحتاج إلى تحديد المشروع.
- ثم، ضع وصفاً قصيرًا له واختر وقتًا لتلقي التذكيرات.
- وزع جميع المهام الحالية على عدد الأيام.
- استخدم الألوان المرغوبة لتحديد تلك المهام المهمة.
- تحكم في إكمال المهام الحالية وأخفيها.
- قم بإدخال التعديلات إذا لزم الأمر.
احرص دائمًا على تدوين أفكارك ومقترحاتك فور أن تطرأ على ذهنك. عكس ذلك، قد تفقدها ولن تتذكرها مجدداً.
في الختام، أود أن أوضح مرة أخرى مدى تعددية وجاذبية تقويم جوجل. الميزة الكبيرة تتلخص في أنها مجانية ومتاحة لجميع المستخدمين. لن يفوتك أي حدث مهم أبداً، حيث سيتأكد التقويم من تذكيرك به عن طريق إرسال إشعارات أو تنبيهات في مكان عملك.
يمكنك أيضًا العثور على العديد من الوظائف الإضافية في تقويم جوجل التي تجعل حياتك أسهل. على سبيل المثال، المزامنة متاحة مع التطبيقات الأخرى على أي نظام تشغيل. بمجرد أن تبدأ العمل مع هذا التقويم، ستلاحظ كم هو سهل ومريح، والأهم من ذلك كله – كيف يمكنك توفير وقتك الثمين.
