Google Kalender für Unternehmen: Ein ausführliches Handbuch zur Nutzung

Es ist nahezu unmöglich, sich alles zu merken, und ein wichtiger Termin sollte nicht übersehen werden, besonders im hektischen Leben eines modernen Menschen, der ohnehin schon viel im Kopf hat. Dank der zahllosen verfügbaren Anwendungen können Sie die für Sie wichtigsten Informationen in Ihrem Smartphone speichern, und wenn nötig, wird es Sie einfach daran erinnern. Zweifellos ist die beliebteste und benutzerfreundlichste Anwendung der Google Kalender. Er kann jedem helfen, den Tag effektiv zu planen, egal ob Geschäftsleute oder Hausfrauen. Heute werden wir im Detail über die Nutzung dieser Anwendung sprechen und was sie besonders macht.

Vertrautwerden mit Google Kalender

Obwohl das menschliche Gedächtnis manchmal erstaunlich in seiner Kapazität sein kann, kann es auch einschränkend wirken. Sie können sich sicherlich nicht mehr als zehn Termine für heute oder diese Woche merken, und das ist besonders wahr, wenn es darum geht, sich bestimmte Uhrzeiten zu merken. Ein häufiges Szenario: Eine spezialisierte Anwendung erinnert Sie an ein bestimmtes Ereignis, aber Sie, zu beschäftigt in diesem Moment, schließen einfach die Benachrichtigung und vergessen es erfolgreich. Der Google Kalender lässt solche Fehler nicht zu.

Der bedeutende Vorteil dieses Kalenders ist, dass er für alle kostenlos zugänglich ist. Mit seiner Hilfe können Sie nicht nur Ihre häuslichen Angelegenheiten planen, sondern auch einen effektiveren Arbeitsplan erstellen. Sie können im Kalender nicht nur die Geburtstage Ihrer Freunde und Verwandten eintragen, sondern auch Informationen über bevorstehende Meetings und Diskussionen. Für Menschen, die aktiv ihre Zeit verbringen und jede Woche hunderte von Aufgaben bewältigen müssen, kann der Google Kalender ein unverzichtbarer Assistent werden.

Sie können die Anwendung in jedem Browser verwenden. Zunächst benötigen Sie ein Google-Konto. Falls Sie noch keines haben, ist die Erstellung ganz unkompliziert.

Was noch cooler ist: Sie können Ihren Kalender in den Farbtönen anpassen, die Sie am angenehmsten finden. Im Einstellungsbereich finden Sie die notwendigen Funktionen. Dann können Sie Farben für Ihre Arbeitstage und wichtigen Daten auswählen. Wir werden darauf später noch detaillierter eingehen.

Geschäft und Google Kalender: Wie man ihn effektiv nutzt

Im Google Kalender können Sie verschiedene Abschnitte für all Ihre Aufgaben und Projekte erstellen. Sie müssen nicht in separate Ordner tauchen, um alles unter Kontrolle zu halten.

Der Kalender verfügt über eine sehr interessante Funktion namens „Tagesbulletin“. Sie können diese aktivieren, und dann erhalten Sie jeden Tag um 5 Uhr morgens Nachrichten, die alles auflisten, was Sie heute erledigen müssen. Sobald eine Aufgabe erledigt oder abgesagt ist, können Sie sie aus der Liste entfernen oder einfach für eine Weile ausblenden.

Neue Aufgaben zum Kalender hinzufügen

Das Erstellen einer neuen Aufgabe ist ganz einfach. Folgen Sie diesem Algorithmus, und Sie werden definitiv alles richtig machen:

1. Gehen Sie zu Ihrem Kalender und finden Sie die Kategorie “Einstellungen”.
3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und dann auf „Erstellen“.
5. Denken Sie sich einen Titel für die Aufgabe aus, und falls nötig, fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.
7. Begeben Sie sich zum Abschnitt „Meine Kalender“. Die erstellte Aufgabe sollte sofort erscheinen.
8. Gehen Sie dann zur Kategorie „Zusätzliche Einstellungen“. Hier können Sie Farben festlegen und die Aufgabe allen zugänglich machen, die sie benötigen.
9. Passen Sie die Benachrichtigungseinstellungen an. Dafür wählen Sie den Tag, den Monat oder das Jahr, an dem das Ereignis stattfinden wird. Sie erhalten dann eine Nachricht auf Ihrem Telefon zur festgelegten Zeit.

Falls Ihr Kalender öffentlich ist und jemand etwas darin ändert, erhalten Sie ebenfalls eine Benachrichtigung darüber.

Nachdem Sie Ihren Kalender eingerichtet haben, können Sie Ihre Projektpläne hinzufügen. Zum Beispiel haben Sie ein Projekt, das in 10 Tagen abgeschlossen sein muss, aber es umfasst 50 Schritte. Sie müssen all diese Schritte auf die Anzahl der Tage verteilen, um sicherzustellen, dass Sie die Arbeit gleichmäßig und ohne Überlastung erledigen. Folglich werden diese Schritte jeden Tag zum Plan hinzugefügt, damit Sie nichts vergessen. Zudem erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Notwendigkeit, diese oder jene Aufgabe zu erledigen.

Diese Einstellungen lassen sich leicht ändern. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol der jeweiligen Aufgabe und heben Sie das Stiftsymbol auf. Diese Funktion erlaubt es Ihnen, den Titel und die Beschreibung der Aufgabe zu ändern, die Zeit für den Erhalt von Benachrichtigungen festzulegen und zusätzliche Kommentare zur Aufgabe hinzuzufügen.

Lassen Sie uns ein weiteres Beispiel vorschlagen. Stellen Sie sich vor, Sie sind Manager und müssen mehrere Dutzend Kandidaten für eine Stelle in Ihrem Unternehmen interviewen. Sie müssen die Arbeitslast verteilen, also nehmen Sie 15 Personen und teilen sie auf 5 Arbeitstage auf. Dafür müssen Sie einen neuen Plan erstellen. Jeden Tag haben Sie drei Interviews, die jeweils 30 Minuten dauern, wofür Sie Erinnerungen festlegen. Zur Vereinfachung fügen Sie die Lebensläufe der Kandidaten der Aufgabe hinzu. Dies kann nur erfolgen, wenn die Lebensläufe Ihnen über Google Docs, im PDF-Format oder als Dokument über SweetCV gesendet werden. Dank dieser gründlichen Vorbereitung auf das Interview können Sie es schnell und effektiv durchführen.

Nach den Interviews mit den Kandidaten können Sie sofort in den Kalender eintragen, wer Sie beeindruckt hat, woraufhin Sie die Aufgabe ausblenden können. Sollten Sie sich entscheiden, jemanden einzustellen, können Sie den Zugriff auf die Aufgabe den Kollegen geben, die an der Auswahl beteiligt sind, damit sie sich mit ihnen in Verbindung setzen können.

Google Kalender zur Projektverwaltung nutzen

Zur Verwaltung von Geschäftsprojekten mithilfe des Google Kalenders können Sie eine von zwei praktischen Methoden verwenden:

• Erstellen Sie Aufgaben für sich selbst. Wie bereits diskutiert, ist diese Methode unkompliziert. Kurz gesagt: Sie verteilen die Aufgabe gleichmäßig über mehrere Tage, entscheiden, wann Sie Benachrichtigungen erhalten und passen bei Bedarf auch das Farbschema an. Für jedes der Projekte erstellen Sie einen neuen Kalender, ohne dass eine Begrenzung der Anzahl der Aufgaben besteht.
• Bieten Sie den Kalenderzugriff anderen über einen gemeinsamen Link an. Auf diese Weise können Sie jedem Ihrer Kollegen dieselbe Anzahl an Aufgaben zuweisen, während Sie gleichzeitig deren Abschluss überwachen. Aufgaben für alle können entweder in einem Kalender oder in verschiedenen erstellt werden. Zur Vereinfachung sollten Sie gleich die Fristen und andere Daten angeben.

Wichtiger Hinweis! Gleichzeitig können Sie sowohl wichtige Daten als auch Projektinformationen zu Ihrem Kalender hinzufügen. Zum Beispiel geben Sie alle Geburtstage und andere Feiertage ein, und sie bleiben für immer im Gedächtnis. Die erste beschriebene Methode ist ideal für Manager, während die zweite besser für Mitarbeiter geeignet ist, die ihre Aktionen beobachten können, die ihre Manager verfolgen können.

Was Sie sonst noch mit Google Kalender machen können

Der Google Kalender bietet eine Vielzahl von interessanten Funktionen, die Sie definitiv nutzen möchten, wenn Sie diese Anwendung erstmals erkunden. Lassen Sie uns einige Funktionen auflisten, die für jeden nützlich sein könnten, der Google Kalender für verschiedene Zwecke verwendet:

• Importieren und Exportieren. Diese Funktion finden Sie in den Einstellungen. Sie umfasst die Möglichkeit, weitere Kalender anzuhängen oder bestehende herunterzuladen.
• Die Option, den Kalender auszudrucken. Wenn Sie die wichtigsten Ereignisse und Pläne beispielsweise auf einem Board in Ihrem Büro anzeigen möchten, können Sie den Kalender ausdrucken. Diese Funktion ist ebenfalls leicht in den Einstellungen zu finden.
• Farben auswählen. Dank einer breiten Farbpalette können Sie jedes geplante Datum in unterschiedlichen Schattierungen hervorheben. Ein Projekt kann die grüne Farbe haben, ein anderes – eine violette, während die Geburtstage Ihrer Nächsten in Rot hervorgehoben werden können. Erinnerungen an Familien- oder Freundesfeiern sollten oft am besten eine Woche vor dem Ereignis bleiben. Auf diese Weise haben Sie Zeit, die Rede vorzubereiten, ein Outfit für den Anlass auszuwählen und Ihre Zeit allgemein zu planen.
• Planen organisieren. Diese Funktion ist erst kürzlich entstanden, hat aber bereits viele Anhänger gefunden. Mit ihr erscheinen alle geplanten Aufgaben vor Ihren Augen nicht als Kalender, sondern in Form eines Zeitplans.
• Vorlagen verwenden. Wenn Sie nicht Ihre Zeit verschwenden möchten, können Sie das Erstellen eines neuen Kalenders überspringen und eine vorhandene Vorlage verwenden. In den Einstellungen müssen Sie diese Vorlagen auswählen und die markieren, die Ihnen gefallen.
• Ein Layout auswählen. Die Anwendung von Google hat normalerweise 3 Design-Optionen für den Bildschirm – Sport, klassisch und Mondphase. Sie können das Thema auswählen, das Sie interessiert, für jeden spezifischen Tag.
• Integrationsoptionen. Sie können Ihren Kalender auf einer separaten Seite platzieren und auch von verschiedenen Anwendungen darauf zugreifen. Wie das gemacht wird, erfahren Sie im Einstellungsbereich.
• Einstellungen für andere Dienste. Sie können die Synchronisation von Google Kalender mit Ihrem Google Mail einrichten, sodass Sie Briefe zu Ihrem Plan hinzufügen können.
• Bequemer Umgang mit Gadgets. Je nachdem, welches Betriebssystem auf Ihrem Smartphone installiert ist, wird der Google Kalender dort gut funktionieren. Wenn Sie beispielsweise eine bestimmte Aufgabe nicht abschließen, wird der Kalender Sie am nächsten Tag daran erinnern.
• Sprachbefehle. Am Anfang müssen Sie „OK, Google“ sagen, dann genau mitteilen, was Sie sich merken müssen. Der Bildschirm Ihres Smartphones erstellt eine Aufgabe, und Sie können sie zu Ihrem Plan hinzufügen. Auf diese Weise wird Ihnen kein wichtiges Datum entgehen.

Eine ausgezeichnete Funktion ist das Arbeiten mit der Anwendung mithilfe von Tastenkombinationen. Das heißt, Sie müssen keine Maus verwenden, während Sie mit dem Kalender arbeiten, nur eine Tastatur reicht aus.

Wie man mit Google Kalender arbeitet: Ein anschauliches Beispiel

Um Ihre Verständnis für diese Anwendung zu verbessern, schlagen wir vor, einen Plan zu umreißen, der die Arbeit damit vereinfacht. Sie können sich dabei an Folgendem orientieren:

1. Zuerst müssen Sie das Projekt umreißen.
3. Dann überlegen Sie sich eine kurze Beschreibung dafür und wählen eine Zeit für den Empfang von Erinnerungen.
5. Verteilen Sie alle vorhandenen Aufgaben nach der Anzahl der Tage.
7. Heben Sie mit den gewünschten Farben jene Aufgaben hervor, die wichtig sind.
9. Jeden Tag kontrollieren Sie den Abschluss der vorhandenen Aufgaben und blenden sie aus.
11. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Streben Sie immer danach, Ihre Gedanken und Ideen aufzuschreiben, sobald sie Ihnen in den Kopf kommen. Andernfalls könnten Sie sie verlieren und nie wieder daran denken.

Abschließend möchte ich erneut darauf hinweisen, wie multifunktional und benutzerfreundlich der Google Kalender ist. Der größte Vorteil ist, dass er kostenlos für alle Benutzer zugänglich ist. Kein einziges wichtiges Ereignis wird jemals unbemerkt bleiben, da der Kalender Sie sicherlich daran erinnern wird, indem er Benachrichtigungen oder Alarmmeldungen an Ihrem Arbeitsplatz sendet.

Im Google Kalender finden Sie zudem zahlreiche zusätzliche Funktionen, die Ihr Leben vereinfachen. Beispielsweise ist die Synchronisation mit anderen Anwendungen auf jedem Betriebssystem verfügbar. Sobald Sie beginnen, mit diesem Kalender zu arbeiten, werden Sie sehen, wie einfach und bequem es ist, und vor allem, wie Sie dadurch wertvolle Zeit sparen können.