Google Calendar para Empresas: Manual Detallado para su Uso

Es casi imposible tener todo en mente, y no se debe pasar por alto un evento crucial, especialmente en la vida ocupada de un individuo moderno, que ya tiene mucho en qué pensar. Gracias a las innumerables aplicaciones disponibles, puedes salvaguardar la información más importante para ti en tu smartphone, y cuando sea necesario, simplemente te lo recordará. Sin duda, la aplicación más popular y fácil de usar es Google Calendar. Puede ayudar a cualquiera a planificar efectivamente su día, ya sea un empresario o una persona dedicada al hogar. Hoy hablaremos en detalle sobre cómo usar esta aplicación y qué la hace particularmente especial.

Familiarización con Google Calendar

Aunque la memoria humana puede ser a veces asombrosa en su capacidad, también puede ser limitada. Seguro que no puedes recordar más de diez eventos programados para hoy o esta semana, y eso es especialmente cierto cuando necesitas recordar momentos específicos. Una situación común es esta: una aplicación especializada te recuerda un evento en particular, pero tú, estando demasiado ocupado en ese momento, simplemente descartas la notificación y lo olvidas por completo. Google Calendar no te permite cometer esos tipos de errores.

La ventaja significativa de este calendario es que es accesible para todos de forma gratuita. Con su ayuda, puedes planificar no solo tus asuntos domésticos sino también crear un horario de trabajo más efectivo. Puedes añadir al calendario no solo los cumpleaños de tus amigos y familiares, sino también información sobre reuniones y discusiones próximas. Para las personas que pasan activamente su tiempo y tienen cien tareas que abordar cada semana, Google Calendar puede convertirse en un asistente indispensable.

Puedes usar la aplicación en cualquier navegador. Para empezar, necesitas tener una cuenta de Google. Si aún no tienes una, crearla es bastante sencillo.

Lo que es aún más genial es que puedes personalizar tu calendario en las tonalidades que encuentres más agradables. En la sección de configuración, necesitas encontrar las funciones necesarias. Luego, puedes elegir colores para tus días laborales y fechas importantes. Hablaremos de esto con más detalle un poco más adelante.

Empresas y Google Calendar: Cómo Usarlo Eficazmente

En Google Calendar, puedes crear diferentes secciones para todas tus tareas y proyectos. No tendrás que sumergirte en carpetas separadas para mantener todo bajo control.

El calendario cuenta con una función muy interesante llamada “Boletín Diario”. Puedes habilitarla, y luego a las 5 a.m. cada día, recibirás mensajes que enumeran todo lo que necesitas lograr hoy. Una vez que una tarea se completa o cancela, puedes eliminarla de la lista o simplemente ocultarla por un tiempo.

Agregando Nuevas Tareas al Calendario

Crear una nueva tarea es bastante simple. Solo sigue este algoritmo, y definitivamente lo harás bien:

1. Ve a tu calendario y encuentra la categoría “Configuración”.<li>
2. A continuación, haz clic en el botón “Agregar” y luego “Crear”.
3. Piense en un título para la tarea, y si es necesario, añade una breve descripción.
4. Dirígete a la sección “Mis Calendarios”. La tarea creada debería aparecer inmediatamente.
5. Luego, ve a la categoría de configuraciones adicionales. Aquí puedes establecer colores y hacer que la tarea esté disponible para todos los que lo necesiten.
6. Termina de ajustar la configuración de notificaciones. Para esto, necesitarás elegir en qué día de la semana, mes o año ocurrirá el evento. Recibirás un mensaje en tu teléfono a la hora especificada.

Si tu calendario es público, y alguien cambia algo en él, también recibirás una notificación al respecto.

Después de haber configurado tu calendario, puedes agregar tus planes de proyectos a él. Por ejemplo, tienes un proyecto que debe ser completado en 10 días, pero consta de 50 pasos. Debes dividir todos estos pasos según la cantidad de días para asegurarte de completar el trabajo uniformemente sin abrumarte. Consecuentemente, esos pasos serán añadidos al plan cada día para que no olvides nada. Además, recibirás una notificación sobre la necesidad de completar esa u otra tarea.

Estas configuraciones pueden cambiarse fácilmente. Para hacer esto, solo haz clic en el ícono de la tarea respectiva y desmarca el ícono de lápiz. Esta función te permite cambiar el título y la descripción de la tarea, el tiempo para recibir notificaciones, y también puedes añadir comentarios adicionales a la tarea.

Permíteme sugerirte un ejemplo más. Imagina que eres un gerente, y necesitas realizar entrevistas con varias docenas de candidatos para un puesto en tu empresa. Necesitas distribuir la carga de trabajo, así que tomas 15 personas y las distribuyes en 5 días laborales. Para esto, necesitarás configurar un nuevo plan. Cada día, tendrás tres entrevistas, de 30 minutos cada una, para las cuales establecerás recordatorios. Para mayor comodidad, adjunta los currículums de los candidatos a la tarea. Esto solo puede hacerse si los currículums son enviados a través de Google Docs, en formato PDF, o como un documento creado usando SweetCV. Gracias a una preparación tan minuciosa para la entrevista, puedes realizarla rápida y efectivamente.

Después de las entrevistas con los candidatos, puedes marcar inmediatamente en el calendario a aquellos que te impresionaron, después de lo cual puedes ocultar la tarea. Si decides contratar a alguien de ellos, puedes otorgar acceso a la tarea a colegas que realizan la selección, para que puedan seguirles el rastro.

Usando Google Calendar para Gestionar Proyectos

Para gestionar proyectos empresariales usando Google Calendar, puedes utilizar uno de los dos métodos más convenientes:

• Crea tareas para ti mismo. Como se discutió anteriormente, este método es simple. Resumidamente, divide la tarea equitativamente durante varios días, decide cuándo recibirás notificaciones y también ajusta la paleta de colores si es necesario. Para cada uno de los proyectos, creas un nuevo calendario, sin limitaciones en la cantidad de tareas.
• Proporciona acceso al calendario a otros a través de un enlace compartido. De esta manera, puedes dar a cada uno de tus colegas la misma cantidad de tareas, mientras monitorizas su finalización. Las tareas para todos pueden crearse ya sea en un solo calendario o en diferentes. Para facilitarlo, deberías indicar las fechas límite y otros datos de inmediato.

¡Aviso importante! Simultáneamente, puedes agregar tanto fechas importantes como información del proyecto a tu calendario. Por ejemplo, ingresas todos los cumpleaños y otros días festivos, y permanecerán en memoria para siempre. El primer método descrito es ideal para gerentes, mientras que el segundo es más adecuado para trabajadores que pueden seguir las acciones que sus gerentes pueden monitorear.

Qué Más Puedes Hacer en Google Calendar

Google Calendar ofrece una multitud de funciones interesantes, y definitivamente querrás usarlas cuando explores esta aplicación por primera vez. Hagamos una lista de algunas funciones que podrían ser útiles para cualquiera que utilice Google Calendar para diversos propósitos:

• Importar y exportar. Puedes encontrar esta función en la configuración. Incluye la capacidad de adjuntar otros calendarios o descargar los existentes.
• La opción de imprimir el calendario. Si deseas mostrar los eventos y planes más críticos, por ejemplo, en un tablero en tu oficina, puedes imprimir el calendario. Esta función también es fácil de encontrar en la configuración.
• Elegir colores. Gracias a una amplia paleta de colores, puedes resaltar cada fecha planificada en diferentes tonalidades. Un proyecto puede tener un color verde, otro – uno morado, mientras que los cumpleaños de tus seres más cercanos pueden estar resaltados en rojo. Los recordatorios para celebraciones familiares o de amigos a menudo es mejor dejarlos para una semana antes del evento. De esta manera, tendrás tiempo para preparar el discurso, elegir un atuendo para la ocasión y planificar tu tiempo en general.
• Organizar el horario. Esta función ha surgido bastante recientemente pero ya ha ganado muchos adeptos. Con ella, todas las tareas programadas aparecerán ante tus ojos no como un calendario, sino en forma de horario.
• Usar plantillas. Si no quieres perder tu tiempo, puedes omitir la creación de un nuevo calendario y aprovechar una plantilla existente. En la configuración, debes seleccionar estas plantillas y señalar las que más te gusten.
• Elegir un diseño. La aplicación de Google suele tener 3 opciones de temas para la pantalla – deporte, clásico y fase lunar. Puedes seleccionar el tema que te interese, para cada día específico.
• Opciones de integración. Puedes colocar tu calendario en una página separada y también acceder a él desde varias aplicaciones. Puedes aprender cómo hacer esto en la sección de configuración.
• Configuración para otros servicios. Puedes configurar la sincronización de Google Calendar con tu Google Mail, para que puedas agregar cartas a tu plan.
• Trabajo conveniente con gadgets. Dependiendo de qué sistema operativo esté instalado en tu smartphone, Google Calendar funcionará bien allí. Si, por ejemplo, no cierras una tarea en particular, el calendario te lo recordará mañana.
• Comandos de voz. Al principio, necesitas decir “OK, Google”, luego le dices exactamente lo que necesitas recordar. La pantalla de tu smartphone creará una tarea, y puedes agregarla a tu plan. De esta manera, ninguna fecha importante se te escapará.

Una función excelente es trabajar con la aplicación usando teclas de acceso rápido. Es decir, no necesitas usar un mouse mientras trabajas con el calendario, solo un teclado será suficiente.

Cómo Trabajar con Google Calendar: Un Ejemplo Visual

Para mejorar tu comprensión de esta aplicación, te sugerimos que traces un plan que simplifique trabajar con ella. Puedes basarlo en lo siguiente:

1. Primero, debes delinear el proyecto.
2. Luego, piensa en una breve descripción para ello y elige un momento para recibir recordatorios.
3. Distribuye todas las tareas existentes por la cantidad de días.
4. Resalta usando los colores deseados aquellas tareas que son importantes.
5. Todos los días, controla la finalización de las tareas existentes y escóndelas.
6. Haz ajustes si es necesario.

Siempre trata de anotar tus pensamientos e ideas tan pronto como surjan en tu cabeza. De lo contrario, podrías perderlos y nunca recordarlos de nuevo.

En conclusión, quiero reiterar lo multifuncional y fácil de usar que es Google Calendar. La gran ventaja es que está accesible gratuitamente para todos los usuarios. Ningún evento importante escapará de tu mente, ya que el calendario te lo recordará al enviar notificaciones o alertas en tu lugar de trabajo.

En Google Calendar, también puedes encontrar numerosas funciones adicionales que simplifican tu vida. Por ejemplo, la sincronización está disponible con otras aplicaciones en cualquier sistema operativo. Tan pronto como comienzas a trabajar con este calendario, verás lo fácil y conveniente que es, y lo más importante, cómo puedes ahorrar tu tiempo precioso.