Google-kalenteri yrityksille: Yksityiskohtainen opas sen käyttöön

On lähes mahdotonta muistaa kaikkea, eikä yhtäkään tärkeää tapahtumaa tulisi unohtaa, varsinkaan modernin yksilön kiireisessä elämässä, missä pää on jo täynnä asioita. Lukemattomien sovellusten ansiosta voit tallentaa itsellesi tärkeimmät tiedot älypuhelimeesi, ja tarvittaessa se voi yksinkertaisesti muistuttaa sinua niistä. Varmasti suosituin ja käyttäjäystävällisin sovellus on Google-kalenteri. Se voi auttaa ketä tahansa suunnittelemaan päivänsä tehokkaasti, olivatpa he sitten liikemiehiä tai kotiäitejä. Tänään puhumme yksityiskohtaisesti siitä, miten tätä sovellusta käytetään ja mikä tekee siitä erityisen.

Tutustuminen Google-kalenteriin

Vaikka ihmisen muisti voi joskus olla hämmästyttävä kapasiteetiltaan, se voi myös olla rajoittava. Et varmasti voi muistaa enempää kuin kymmenen tapahtumaa tälle päivälle tai viikolle, ja se on erityisen totta, kun sinun on muistettava tietyt ajat. Yleinen tilanne on tällainen: erikoissovellus muistuttaa sinua tietystä tapahtumasta, mutta koska olet liian kiireinen tällä hetkellä, hylkäät yksinkertaisesti ilmoituksen ja onnistut unohtamaan sen. Google-kalenteri ei anna sinun tehdä tällaisia virheitä.

Tärkeä etu tässä kalenterissa on, että se on kaikkien käytettävissä ilmaiseksi. Sen avulla voit suunnitella paitsi kodin asioitasi, myös luoda tehokkaamman työaikataulun. Voit lisätä kalenteriin paitsi ystäviesi ja sukulaistesi syntymäpäivät, myös tietoja tulevista kokouksista ja keskusteluista. Henkilöille, jotka viettävät aktiivisesti aikaansa ja joilla on sata tehtävää hoidettavana viikossa, Google-kalenteri voi olla korvaamaton apulainen.

Sovelluksen voi käyttää missä tahansa selaimessa. Aluksi sinun on oltava Google-tili. Jos sinulla ei vielä ole sellaista, sen luominen on melko yksinkertaista.

Mikä on vielä siistimpää, on se, että voit mukauttaa kalenterisi niissä sävyissä, joita pidät mieluisimpana. Asetusten osassa sinun on löydettävä tarvittavat toiminnot. Sitten voit valita värit työpäivillesi ja tärkeille päivämäärillesi. Käsittelemme tätä tarkemmin hieman myöhemmin.

Liiketoiminta ja Google-kalenteri: Kuinka käyttää sitä tehokkaasti

Google-kalenterissa voit luoda eri osioita kaikille tehtävillesi ja projekteillesi. Sinun ei tarvitse sukeltaa eri kansioihin, jotta saat kaiken hallintaan.

Kalenterista löytyy hyvin mielenkiintoinen toiminto nimeltä ”Päivittäinen tiedote”. Voit ottaa sen käyttöön, ja joka päivä kello 5:00 saat viestin, jossa luetellaan kaikki, mitä sinun on suoritettava sinä päivänä. Kun tehtävä on suoritettu tai peruutettu, voit poistaa sen luettelosta tai yksinkertaisesti piilottaa sen hetkeksi.

Uusien tehtävien lisääminen kalenteriin

Uuden tehtävän luominen on melko yksinkertaista. Seuraa vain tätä kaavaa, ja saat varmasti kaiken oikein:

1. Mene kalenteriisi ja etsi ”Asetukset”-kategoria.
2. Napsauta seuraavaksi ”Lisää”-painiketta ja sitten ”Luo”.
3. Keksi tehtävälle otsikko, ja tarvittaessa lisää lyhyt kuvaus.
4. Mene ”Omat kalenterit”-osioon. Luotu tehtävä näkyy heti.
5. Sen jälkeen siirry lisäasetukset-kategoriaan. Täällä voit asettaa värit ja tehdä tehtävän saataville kaikille, jotka sitä tarvitsevat.
6. Viimeistele ilmoitusasetusten säätäminen. Tätä varten sinun on valittava, minä viikonpäivänä, kuukaudessa tai vuodessa tapahtuma tapahtuu. Saat viestin puhelimeesi määritettynä aikana.
   Jos kalenterisi on julkinen, ja joku muuttaa jotain siinä, saat myös ilmoituksen siitä.

   Kun olet määrittänyt kalenterisi, voit lisätä siihen projektisuunnitelmasi. Esimerkiksi, sinulla on projekti, joka on saatava valmiiksi 10 päivässä, mutta se koostuu 50 vaiheesta. Sinun on jaettava kaikki nämä vaiheet päivien määrällä varmistaaksesi, että saat työn tasaiseen tahtiin valmiiksi ylirasittamatta itseäsi. Näin nämä vaiheet lisätään suunnitelmaan joka päivä, jotta et unohda mitään. Lisäksi saat ilmoituksen tarpeesta suorittaa se tai toinen tehtävä.

   Näitä asetuksia voi helposti muuttaa. Voit tehdä tämän napsauttamalla kyseisen tehtävän kuvaketta ja poistamalla kynäkuvakkeen merkinnän. Tämä toiminto antaa sinun muuttaa tehtävän otsikkoa ja kuvausta, ilmoitusten ajankohtaa ja voit myös lisätä tehtävään lisäkommentteja.

   Annetaan vielä yksi esimerkki. Kuvittele, että olet esimies ja sinun on pidettävä haastatteluja kymmenien hakijoiden kanssa yhtiösi avoinna olevaan paikkaan. Sinun on jaettava työmäärä, joten otat 15 henkilöä ja jaat heidät 5 työpäivälle. Tätä varten sinun on asetettava uusi suunnitelma. Joka päivä sinulla on kolme haastattelua, jokainen kestää 30 minuuttia, joille asetat muistutukset. Kätevyyden vuoksi liitä hakijoiden ansioluettelot tehtävään. Tämä voidaan tehdä vain, jos ansioluettelot lähetetään sinulle Google Docsin kautta, PDF-muodossa tai dokumenttina, joka on luotu SweetCV:llä. Tällaisen perusteellisen haastatteluun valmistautumisen ansiosta voit pitää sen nopeasti ja tehokkaasti.

   Hakijoiden haastattelujen jälkeen voit heti merkitä kalenteriin ne, jotka tekivät vaikutuksen, ja sen jälkeen voit piilottaa tehtävän. Jos päätät palkata jonkun heistä, voit myöntää tehtäväpääsyn kollegoille, jotka tekevät valinnan, jotta he voivat seurata heitä.

   Google-kalenterin käyttäminen projektien hallintaan

   Liiketoimintaprojektien hallintaan Google-kalenterin avulla voit käyttää kahta kätevintä menetelmää:

   • Luo tehtäviä itsellesi. Kuten aiemmin käsiteltiin, tämä menetelmä on suoraviivainen. Lyhyesti sanottuna – jaat tehtävän tasaisesti useille päiville, päätät, milloin vastaanotat muistutukset, ja säädä myös värimaailmaa tarpeen mukaan. Jokaiselle projektille luot uuden kalenterin ilman mitään rajoituksia tehtävien määrässä.
   • Myönnä muille pääsy kalenteriin jaaettu linkin kautta. Näin voit antaa jokaiselle kollegallesi saman määrän tehtäviä samalla, kun seuraat niiden suorittamista. Tehtävät kaikille voidaan luoda joko yhteen kalenteriin tai eri kalentereihin. Helpomman käytön vuoksi sinun tulisi ilmoittaa määräajat ja muut tiedot heti.

     Tärkeä huomio! Samanaikaisesti voit lisätä sekä tärkeitä päivämääriä että projektitietoja kalenteriisi. Esimerkiksi, lisäät kaikki syntymäpäivät ja muut juhlapäivät, ja ne pysyvät ikuisesti muistissa. Ensimmäinen kuvattu menetelmä sopii ihanteellisesti esimiehille, kun taas toinen sopii paremmin työntekijöille, jotka voivat seurata toimia, joita heidän esimiehensä voi seurata.

     Mitä muuta voit tehdä Google-kalenterilla

     Google-kalenteri tarjoaa monia mielenkiintoisia toimintoja, ja varmasti haluat käyttää niitä, kun tutustut tähän sovellukseen ensimmäistä kertaa. Luetellaanpa joitain toimintoja, jotka saattavat olla hyödyllisiä kaikille, jotka käyttävät Google-kalenteria eri tarkoituksiin:

     • Importointi ja exportoiminen. Löydät tämän toiminnon asetuksista. Se sisältää mahdollisuuden liittää muita kalentereita tai ladata olemassa olevia.
     • Kalenterin tulostusmahdollisuus. Jos haluat näyttää kriittisimmät tapahtumat ja suunnitelmat esimerkiksi toimistosi taululla, voit tulostaa kalenterin. Tämä toiminto on myös helppo löytää asetuksista.
     • Värien valinta. Laajan väripaletin ansiosta voit korostaa jokaisen suunnitellun päivän eri sävyin. Yksi projekti voi olla vihreä, toinen – violetti, kun taas lähimpiesi syntymäpäivät voidaan korostaa punaisella. Muistutukset perheen tai ystävien juhlista kannattaa yleensä jättää viikkoa ennen tapahtumaa. Näin sinulla on aikaa valmistautua puheeseen, valita asu tilaisuuteen ja ylipäätään suunnitella ajankäyttösi.
     • Aikataulun organisointi. Tämä toiminto on ilmestynyt melko äskettäin, mutta se on jo saanut monia kannattajia. Sen avulla kaikki suunnitellut tehtävät näkyvät silmiesi edessä ei kalenterina, vaan aikatauluna.
     • Mallien käyttäminen. Jos et halua tuhlata aikaasi, voit ohittaa uuden kalenterin luomisen hyödyntämällä olemassa olevia malleja. Asetuksissa sinun on valittava nämä mallit ja merkittävä ne, joista pidät.
     • Asettelun valinta. Googlen sovelluksessa on yleensä 3 teemavaihtoehtoa näytölle – urheilu, klassinen ja kuun vaiheet. Voit valita sinua kiinnostavan teeman tietylle päivälle.
     • Integrointivaihtoehdot. Voit sijoittaa kalenterisi erilliselle sivulle ja myös käyttää sitä eri sovelluksista. Voit oppia tekemään tämän asetukset-osiossa.
     • Muiden palveluiden asetukset. Voit määrittää Google-kalenterin synkronoinnin Google Mailin kanssa, jotta voit lisätä kirjeitä suunnitelmaasi.
     • Kätevä työskentely laitteiden kanssa. Riippuen siitä, mikä käyttöjärjestelmä on asennettu älypuhelimeesi, Google-kalenteri toimii siellä hyvin. Jos et esimerkiksi sulje tiettyä tehtävää, kalenteri muistuttaa sinua siitä huomenna.
     • Äänikomennot. Aluksi sinun on sanottava ”OK, Google”, sitten kerrottava tarkalleen, mitä sinun tarvitsee muistaa. Älypuhelimesi näytölle luodaan tehtävä, ja voit lisätä sen suunnitelmaasi. Näin mikään tärkeä päivämäärä ei pakene sinulta.

       Erinomainen toiminto on työskentely sovelluksen kanssa pikakuvakkeita käyttäen. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse käyttää hiirtä työskennellessäsi kalenterin kanssa, vain yksi näppäimistö riittää.

       Kuinka työskennellä Google-kalenterin kanssa: Visuaalinen esimerkki

       Parantaaksesi tämän sovelluksen ymmärrystä, suosittelemme sinua hahmottelemaan suunnitelman, joka yksinkertaistaa työskentelyä sen kanssa. Voit perustaa sen seuraavaan:

       1. Ihan aluksi sinun on hahmoteltava projekti.
       2. Sitten keksit sille lyhyen kuvauksen ja valitset ajan muistutusten vastaanottamiseen.
       3. Jaa kaikki olemassa olevat tehtävät päivien lukumäärän mukaan.
       4. Korosta haluamillasi väreillä ne tehtävät, jotka ovat tärkeitä.
       5. Joka päivä kontrolloi olemassa olevien tehtävien suorittamista ja piilota ne.
       6. Tee tarvittaessa muutoksia.

          Pyrkikää aina kirjoittamaan muistiin ajatuksenne ja ideanne heti, kun ne ilmestyvät päähänne. Toisinpäin, saatat menettää ne ja koskaan muista uudelleen.

          Lopuksi haluan toistaa, kuinka monitoiminen ja käyttäjäystävällinen Google-kalenteri on. Suuri etu on, että se on vapaasti saatavilla kaikille käyttäjille. Ei yhtäkään tärkeää tapahtumaa jää koskaan huomiotta, sillä kalenteri varmasti muistuttaa sinua siitä lähettämällä ilmoituksia tai hälytyksiä työpaikallasi.

          Google-kalenterista löydät myös lukuisia lisätoimintoja, jotka yksinkertaistavat elämääsi. Esimerkiksi synkronointi on saatavilla muiden sovellusten kanssa millä tahansa käyttöjärjestelmällä. Kun alat työskennellä tämän kalenterin kanssa, huomaat kuinka helppoa ja kätevää se on, ja mikä tärkeintä – kuinka voit säästää arvokasta aikaasi.