Google Agenda pour les entreprises : Un manuel détaillé pour son utilisation

Il est presque impossible de tout retenir en mémoire, et un événement crucial ne doit pas être négligé, surtout dans la vie trépidante d’un individu moderne qui a déjà beaucoup à l’esprit. Grâce aux innombrables applications disponibles, vous pouvez protéger les informations les plus importantes pour vous dans votre smartphone, et lorsque nécessaire, elles peuvent simplement vous le rappeler. Sans aucun doute, l’application la plus populaire et conviviale est Google Agenda. Elle peut aider quiconque à planifier efficacement sa journée, qu’il s’agisse d’un homme d’affaires ou d’une personne au foyer. Aujourd’hui, nous allons parler en détail de comment utiliser cette application et ce qui la rend particulièrement spéciale.

Se familiariser avec Google Agenda

Bien que la mémoire humaine puisse parfois être étonnante par sa capacité, elle peut également être limitante. Vous ne pouvez sûrement pas vous rappeler plus de dix événements programmés pour aujourd’hui ou cette semaine, et c’est surtout vrai quand vous avez besoin de vous souvenir d’heures spécifiques. Une situation courante est celle-ci : une application spécialisée vous rappelle un événement particulier, mais vous, étant trop occupé à ce moment, ignorez simplement la notification et l’oubliez avec succès. Google Agenda ne vous permet pas de faire ces genres d’erreurs.

L’avantage significatif de ce calendrier est qu’il est accessible à tout le monde gratuitement. Avec son aide, vous pouvez planifier non seulement vos affaires domestiques, mais aussi créer un emploi du temps de travail plus efficace. Vous pouvez ajouter non seulement les anniversaires de vos amis et parents au calendrier, mais aussi des informations sur des réunions et discussions à venir. Pour les personnes passant activement leur temps et ayant des centaines de tâches à aborder chaque semaine, Google Agenda peut devenir un assistant indispensable.

Vous pouvez utiliser l’application dans n’importe quel navigateur. Pour commencer, vous devez avoir un compte Google. Si vous n’en avez pas encore, sa création est assez simple.

Ce qui est encore plus sympa, c’est que vous pouvez personnaliser votre agenda dans les teintes que vous trouvez les plus agréables. Dans la section des paramètres, vous devez trouver les fonctions nécessaires. Ensuite, vous pouvez choisir les couleurs pour vos jours de travail et les dates importantes. Nous en discuterons en détail un peu plus tard.

Business et Google Agenda : Comment l’utiliser efficacement

Dans Google Agenda, vous pouvez créer différentes sections pour toutes vos tâches et projets. Vous n’aurez pas à plonger dans des dossiers séparés pour garder tout sous contrôle.

Le calendrier propose une fonction très intéressante appelée « Bulletin Quotidien ». Vous pouvez l’activer, et ensuite à 5h du matin chaque jour, vous recevrez des messages listant tout ce que vous devez accomplir aujourd’hui. Une fois qu’une tâche est terminée ou annulée, vous pouvez la retirer de la liste ou simplement la masquer un moment.

Ajouter de nouvelles tâches à l’agenda

Créer une nouvelle tâche est assez simple. Suivez juste cet algorithme, et vous réussirez sûrement :

1. Allez à votre agenda et trouvez la catégorie “Paramètres”.
2. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter » puis sur « Créer ».
3. Pensez à un titre pour la tâche, et si nécessaire, ajoutez une brève description.
4. Rendez-vous à la section « Mes agendas ». La tâche créée devrait apparaître immédiatement.
5. Ensuite, allez à la catégorie des paramètres supplémentaires. Ici, vous pouvez définir des couleurs et rendre la tâche disponible pour tous ceux qui en ont besoin.
6. Complétez le réglage des paramètres de notification. Pour cela, vous devrez choisir le jour de la semaine, du mois ou de l’année où l’événement aura lieu. Vous recevrez un message sur votre téléphone à l’heure spécifiée.

Si votre agenda est public, et que quelqu’un y change quelque chose, vous recevrez également une notification à ce sujet.

Après avoir configuré votre agenda, vous pouvez y ajouter vos plans de projet. Par exemple, vous avez un projet qui doit être complété en 10 jours, mais il comprend 50 étapes. Vous devez diviser toutes ces étapes par le nombre de jours afin de vous assurer de réaliser le travail de manière homogène sans vous surcharger. Par conséquent, ces étapes seront ajoutées au plan chaque jour pour que vous n’oubliiez rien. De plus, vous recevrez une notification concernant la nécessité de compléter telle ou telle tâche.

Ces paramètres peuvent être facilement modifiés. Pour ce faire, cliquez simplement sur l’icône de la tâche respective et décochez l’icône du crayon. Cette fonction vous permet de changer le titre et la description de la tâche, l’heure de réception des notifications, et vous pouvez également ajouter des commentaires supplémentaires à la tâche.

Permettons-nous de suggérer un autre exemple. Imaginez que vous êtes un manager, et que vous devez mener des entretiens avec plusieurs dizaines de candidats pour un poste dans votre entreprise. Vous devez répartir la charge de travail, alors vous prenez 15 personnes et les répartissez sur 5 jours ouvrables. Pour cela, vous devrez établir un nouveau plan. Chaque jour, vous aurez trois entretiens, durant 30 minutes chacun, pour lesquels vous programmez des rappels. Par commodité, attachez les CV des candidats à la tâche. Cela ne peut être fait que si les CV vous sont envoyés via Google Docs, en format PDF, ou comme un document créé sur SweetCV. Grâce à une telle préparation minutieuse pour l’entretien, vous pouvez le mener rapidement et efficacement.

Après les entretiens avec les candidats, vous pouvez immédiatement marquer dans l’agenda ceux qui vous ont impressionné, après quoi vous pouvez masquer la tâche. Si vous décidez d’embaucher quelqu’un parmi eux, vous pouvez accorder l’accès à la tâche à des collègues réalisant la sélection, afin qu’ils puissent faire le suivi.

Utiliser Google Agenda pour gérer des projets

Pour gérer des projets d’entreprise en utilisant Google Agenda, vous pouvez utiliser l’une des deux méthodes les plus pratiques :

• Créer des tâches pour vous-même. Comme discuté précédemment, cette méthode est simple. En bref – vous divisez la tâche de manière équitable sur plusieurs jours, décidez quand vous recevrez des notifications et ajustez également le schéma de couleurs si nécessaire. Pour chacun des projets, vous créez un nouvel agenda, sans aucune limitation sur le nombre de tâches.
• Donner accès à l’agenda à d’autres via un lien partagé. De cette manière, vous pouvez assigner à chacun de vos collègues le même nombre de tâches, tout en surveillant simultanément leur réalisation. Les tâches pour tout le monde peuvent être créées soit dans un seul agenda soit dans des agendas différents. Pour simplifier, vous devriez indiquer tout de suite les délais et autres données.

Avis important ! Simultanément, vous pouvez ajouter à votre agenda à la fois des dates importantes et des informations de projet. Par exemple, vous entrez tous les anniversaires et autres fêtes, et elles resteront en mémoire pour toujours. La première méthode décrite est idéale pour les managers tandis que la seconde est plus adaptée pour les travailleurs qui peuvent suivre les actions que leurs managers peuvent suivre.

Que pouvez-vous faire de plus dans Google Agenda

Google Agenda propose une multitude de fonctions intéressantes, et vous voudrez sûrement les utiliser lorsque vous explorerez cette application pour la première fois. Voici quelques fonctions qui pourraient être utiles à toute personne utilisant Google Agenda pour différentes raisons :

• Importer et exporter. Vous pouvez trouver cette fonction dans les paramètres. Elle inclut la capacité d’attacher d’autres agendas ou de télécharger ceux existants.
• L’option d’imprimer le calendrier. Si vous souhaitez afficher les événements et plans les plus critiques, par exemple, sur un tableau dans votre bureau, vous pouvez imprimer le calendrier. Cette fonction est également facile à trouver dans les paramètres.
• Choisir les couleurs. Grâce à une large palette de couleurs, vous pouvez mettre en valeur chaque date planifiée dans différentes teintes. Un projet peut avoir une couleur verte, un autre – une couleur violette, tandis que les anniversaires de vos proches peuvent être mis en valeur en rouge. Les rappels pour les célébrations de la famille ou des amis sont souvent mieux laissés une semaine avant l’événement. De cette façon, vous aurez le temps de préparer le discours, de choisir une tenue pour l’occasion, et de planifier votre temps en général.
• Organiser l’emploi du temps. Cette fonction a émergé assez récemment mais a déjà gagné de nombreux partisans. Avec elle, toutes les tâches prévues apparaîtront devant vos yeux non pas sous la forme d’un calendrier, mais sous la forme d’un emploi du temps.
• Utiliser des modèles. Si vous ne voulez pas perdre votre temps, vous pouvez sauter la création d’un nouvel agenda et profiter d’un modèle existant. Dans les paramètres, vous devez sélectionner ces modèles et noter ceux que vous aimez.
• Choisir une mise en page. L’application de Google a généralement 3 options de thèmes pour l’écran – sport, classique, et phase lunaire. Vous pouvez sélectionner le thème qui vous intéresse, pour chaque jour spécifique.
• Options d’intégration. Vous pouvez placer votre agenda sur une page distincte et également y accéder depuis diverses applications. Vous pouvez apprendre comment le faire dans la section des paramètres.
• Paramètres pour d’autres services. Vous pouvez configurer la synchronisation de Google Agenda avec votre Google Mail, afin que vous puissiez ajouter des lettres à votre plan.
• Travail pratique avec les gadgets. Selon le système d’exploitation installé sur votre smartphone, Google Agenda y fonctionnera bien. Si vous, par exemple, ne clôturez pas une tâche particulière, le calendrier vous le rappellera demain.
• Commandes vocales. Au début, vous devez dire “OK, Google”, puis lui dire exactement ce que vous devez vous souvenir. L’écran de votre smartphone créera une tâche, et vous pourrez l’ajouter à votre plan. De cette manière, aucune date importante ne vous échappera.

Une excellente fonction est le travail avec l’application en utilisant des raccourcis clavier. C’est-à-dire que vous n’avez pas besoin d’utiliser une souris en travaillant avec l’agenda, un seul clavier suffira.

Comment travailler avec Google Agenda : Un exemple visuel

Pour améliorer votre compréhension de cette application, nous vous suggérons de tracer un plan qui simplifie le travail avec elle. Vous pouvez vous baser sur ce qui suit :

1. Tout d’abord, vous devez tracer le projet.
2. Ensuite, élaborer une brève description pour celui-ci et choisir un moment pour recevoir les rappels.
3. Distribuer toutes les tâches existantes par le nombre de jours.
4. Surligner en utilisant les couleurs souhaitées ces tâches qui sont importantes.
5. Chaque jour, contrôler la réalisation des tâches existantes et les masquer.
6. Apporter des ajustements si nécessaire.

Essayez toujours de noter vos pensées et idées dès qu’elles surgissent dans votre tête. Sinon, vous risquez de les perdre et de ne jamais vous en souvenir.

En conclusion, je veux réitérer à quel point Google Agenda est multifonctionnel et facile à utiliser. L’avantage majeur est qu’il est accessible gratuitement pour tous les utilisateurs. Aucun événement important ne vous échappera jamais, car le calendrier vous le rappellera certainement en vous envoyant des notifications ou des alertes sur votre lieu de travail.

Dans Google Agenda, vous pouvez également trouver de nombreuses fonctions supplémentaires qui simplifient votre vie. Par exemple, la synchronisation est disponible avec d’autres applications sur n’importe quel système d’exploitation. Dès que vous commencerez à travailler avec cet agenda, vous verrez à quel point il est facile et pratique, et surtout – comment vous pouvez économiser votre temps précieux.