Google Naptár az üzleti életben: Részletes használati útmutató

Szinte lehetetlen mindent észben tartani, és egy létfontosságú esemény nem maradhat ki, különösen nem a modern egyén zsúfolt életében, akinek már így is sok minden jár a fejében. A számtalan elérhető alkalmazásnak hála, megőrizheted a számodra legfontosabb információkat az okostelefonodban, és amikor szükséges, az egyszerűen emlékeztet majd rá. Kétségtelenül a legnépszerűbb és legfelhasználóbarátabb alkalmazás a Google Naptár. Ez bárkinek segíthet hatékonyan megtervezni a napját, legyen szó egy üzletemberről vagy háziasszonyról. Ma részletesen beszélünk arról, hogyan használhatod ezt az alkalmazást és mi teszi különlegessé.

Ismerkedés a Google Naptárral

Bár az emberi memória néha elképesztő lehet a kapacitását tekintve, korlátos is lehet. Biztosan nem emlékezhetsz több mint tíz mai vagy heti eseményre, különösen, ha pontos időpontokat kell fejben tartani. Gyakran előfordul, hogy egy speciális alkalmazás emlékeztet egy eseményre, de te, túlságosan elfoglalt lévén, egyszerűen figyelmen kívül hagyod az értesítést és sikeresen el is felejted azt. A Google Naptár nem engedi, hogy ilyen hibákat kövess el.

A naptár nagy előnye, hogy mindenki számára ingyenesen elérhető. Segítségével nemcsak otthoni dolgokat tudsz megtervezni, hanem hatékonyabb munkaidő-beosztást is alkothatsz. Hozzáadhatsz nemcsak barátok és rokonok születésnapjait, hanem közelgő találkozók és megbeszélések információit is. Azok számára, akik aktívan töltik idejüket és hetente száz feladatuk van, a Google Naptár elengedhetetlen segítővé válhat.

Bármelyik böngészőben használhatod az alkalmazást. Ahhoz, hogy elkezdhesd, Google-fiókra van szükséged. Ha még nincs, a létrehozása meglehetősen egyszerű.

Az igazán menő az, hogy a naptáradat tetszőleges árnyalatokkal szabhatod testre. A beállítások szekcióban meg kell keresned a szükséges funkciókat. Ezután kiválaszthatod a színet munka- és fontos napjaidra. Erről később részletesebben beszélünk.

Üzleti élet és Google Naptár: Hogyan használd hatékonyan

A Google Naptárban különféle szekciókat hozhatsz létre az összes feladatod és projekted számára. Nem kell külön mappákba merülnöd, hogy mindent kézben tarts.

A naptár egy nagyon érdekes funkciót kínál, amelyet “Napi Bulletin”-nek hívnak. Engedélyezheted, és akkor minden nap reggel 5 órakor üzeneteket kapsz, amelyek listázzák, hogy aznap mit kell elvégezned. Amint egy feladatot elvégeztél vagy törölték, eltávolíthatod a listáról vagy egyszerűen el is rejtheted egy időre.

Új feladatok hozzáadása a naptárhoz

Új feladat létrehozása meglehetősen egyszerű. Kövesd ezt az algoritmust, és biztosan mindent jól fogsz csinálni:

1. Lépj be a naptáradba, és keresd meg a “Beállítások” kategóriát.
2. Ezután kattints az “Add meg” gombra, majd a “Létrehozás”-ra.
3. Gondolj ki egy címet a feladathoz, és ha szükséges, adj hozzá egy rövid leírást.
4. Menj a “Saját naptárak” részhez. Az elkészült feladatnak azonnal meg kell jelennie.
5. Ezután menj a további beállítások kategóriába. Itt beállíthatod a színeket, és elérhetővé teheted a feladatot mindenkinek, akinek szüksége van rá.
6. Befejezed az értesítési beállítások finomítását. Ehhez ki kell választanod, hogy a hét, hónap vagy év mely napján fog megtörténni az esemény. Üzenetet fogsz kapni a telefonodra, az előre beállított időpontban.

Ha a naptárad nyilvános, és valaki változtat benne valamit, értesítést fogsz kapni erről is.

Miután beállítottad a naptárat, hozzáadhatod a projektterveidet. Például van egy projekted, amelyet 10 nap alatt kell befejezned, de az 50 lépésből áll. Oszd el ezeket a lépéseket a napok számával, hogy egyenletesen végezd el a munkát, anélkül, hogy túlterhelnéd magad. Ennek következtében ezek a lépések naponta kerülnek a tervbe, hogy ne felejts el semmit. Ezenkívül értesítést kapsz az egyik vagy másik feladat elvégzéséről.

Ezek a beállítások könnyen megváltoztathatók. Ehhez csak kattints a megfelelő feladatra, és vedd ki a ceruza ikon jelölését. Ez a funkció lehetővé teszi a feladat címének és leírásának, az értesítések időpontjának megváltoztatását, és további megjegyzéseket is fűzhetsz a feladathoz.

Hadd javasoljunk még egy példát. Képzeld el, hogy egy vezető vagy, és interjúkat kell lebonyolítanod néhány tucat jelölttel a céged pozíciójára. Oszd el a terhelést úgy, hogy 15 embert 5 munkanapra osztasz fel. Ehhez új tervet kell beállítanod. Minden nap három interjút fogsz tartani, amelyek egyenként 30 percig tartanak, és ezekre emlékeztetőket állítasz be. A kényelem érdekében csatold a jelöltek önéletrajzait a feladathoz. Csak akkor lehetséges, ha az önéletrajzokat Google Docs-on keresztül, PDF formátumban vagy SweetCV-vel készült dokumentumként küldik el neked. Az interjúra való ilyen alapos felkészüléssel gyorsan és hatékonyan le tudod bonyolítani azt.

Az interjúk után azonnal megjelölheted a naptárban azokat, akik pozitív benyomást tettek rád, majd elrejtheted a feladatot. Ha úgy döntesz, hogy felveszel valakit közülük, feladat hozzáférést adhatsz a kollégáknak, akik a kiválasztást végzik, hogy ők is nyomon követhessék őket.

Google Naptár használata projektek kezelésére

Az üzleti projektek kezelésére Google Naptár segítségével két legkényelmesebb módszert alkalmazhatsz:

• Hozz létre feladatokat saját magad számára. Ahogyan korábban említésre került, ez a módszer egyszerű. Röviden fogalmazva – osztd fel a feladatot egyenletesen több napra, döntsd el, mikor szeretnél értesítéseket kapni, és szükség esetén állítsd be a színsémát. Minden projekthez új naptárt hozhatsz létre, korlátozás nélkül a feladatok számát tekintve.
• Naptárad megosztása másokkal egy megosztott linken keresztül. Így minden kollégádnak biztosíthatsz azonos számú feladatot, és egyidejűleg nyomon követheted a teljesítésüket. A feladatokat mindenki számára létrehozhatod egy naptárban vagy különbözőekben. Az egyszerűség kedvéért azonnal jelölni kell a határidőket és egyéb adatokat.

Fontos megjegyzés! Egyidejűleg hozzáadhatod mind a fontos dátumokat, mind a projekt információkat a naptáradhoz. Például beírod az összes születésnapot és más ünnepeket, és azok örökre megmaradnak a memóriában. Az első leírt módszer ideális a vezetőknek, míg a második inkább a munkavállalóknak megfelelő, akik követni tudják azokat az akciókat, amelyeket a vezetőik követhetnek.

Mit tehet még a Google Naptárban

A Google Naptár rengeteg érdekes funkcióval rendelkezik, és biztosan használni szeretnéd majd, ha először felfedezed ezt az alkalmazást. Soroljuk fel azokat a funkciókat, amelyek hasznosak lehetnek bárki számára, aki különféle célokra használja a Google Naptárt:

• Importálás és exportálás. Ezt a funkciót a beállításokban találod. Tartalmazza a lehetőséget más naptárak csatolására vagy a meglévők letöltésére.
• A naptár nyomtatása. Ha szeretnéd megjeleníteni a legkritikusabb eseményeket és terveket, például az iroda tábláján, kinyomtathatod a naptárt. Ezt a funkciót szintén könnyű megtalálni a beállításokban.
• Színek választása. A széles színpalettának köszönhetően minden tervezett dátumot különböző árnyalatokkal lehet kiemelni. Az egyik projekt lehet zöld színű, egy másik – lila, míg a legközelebbi családtagjaid születésnapjai pirossal emelkedhetnek ki. A családtagok vagy barátok ünnepeinek emlékeztetőjét gyakran érdemes egy héttel korábbra hagyni. Így lesz időd felkészülni a beszédre, kiválasztani a megfelelő ruhát az alkalomra, és általában megtervezni az idődet.
• A beosztás megszervezése. Ez a funkció elég nemrég tűnt fel, de már sok támogatóra talált. Ennek segítségével az összes ütemezett feladat előtted nem naptárként, hanem beosztás formájában jelenik meg.
• Sablonok használata. Ha nem akarod az időt pazarolni, kihagyhatod az új naptár létrehozását, és élhetsz egy meglévő sablon előnyeivel. A beállításokban ki kell választani ezeket a sablonokat, és megjegyezni a nekik tetszőeket.
• Elrendezés választása. A Google alkalmazás általában 3 téma opciót kínál a képernyőhöz – sport, klasszikus és holdfázis. Kiválaszthatod, hogy melyik téma érdekel az adott naphoz.
• Integrációs lehetőségek. Naptáradat külön oldalon helyezheted el, és különböző alkalmazásokból is elérheted. Megtanulhatod, hogyan teheted ezt a beállítások szekcióban.
• Más szolgáltatások beállításai. A Google Naptár szinkronizálhatod a Google Maillel, így hozzáadhatod a leveleket a tervedhez.
• Kényelmes munka a kütyükkel. Attól függően, hogy milyen operációs rendszer van telepítve az okostelefonodra, a Google Naptár ott is jól fog működni. Ha például egy adott feladatot nem zárs be, a naptár másnap emlékeztetni fog rá.
• Hangvezérlés. Kezdetben azt kell mondanod, hogy “OK, Google”, majd pontosan meg kell mondanod, mit kell észben tartani. Az okostelefonod képernyőjén egy feladat fog megjelenni, és hozzáadhatod azt a tervedhez. Így egy fontos dátum sem fog elkerülni.

Kiváló funkció az alkalmazás használata gyorsbillentyűkkel. Vagyis nem kell egérrel dolgoznod a naptáron, elég hozzá egy billentyűzet is.

Hogyan dolgozz a Google Naptárral: Vizualizált példa

A jobb megértés érdekében azt javasoljuk, hogy vázolj fel egy tervet, amely leegyszerűsíti a vele való munkát. Az alábbiakat alapul veheted:

1. Elsőként vázold fel a projektet.
2. Ezután találj ki hozzá egy rövid leírást, és válassz időpontot az emlékeztetők fogadására.
3. Oszd el a meglévő feladatokat a napok számával.
4. Emelj ki a kívánt színekkel azokat a feladatokat, amelyek fontosak.
5. Minden nap ellenőrizd a meglévő feladatok elvégzését, és rejtsd el azokat.
6. Tegyél módosításokat, ha szükséges.

Mindig törekedj arra, hogy amint gondolataid és ötleteid eszedbe jutnak, írd le azokat. Ellenkező esetben elveszítheted őket, és soha nem emlékszel vissza rájuk.

Befejezésül szeretném megismételni, hogy a Google Naptár mennyire multifunkcionális és felhasználóbarát. A legnagyobb előny az, hogy minden felhasználó számára szabadon elérhető. Egyetlen fontos esemény sem fog kicsúszni az emlékezetedből, mivel a naptár biztosan emlékeztet majd rá azáltal, hogy munkahelyi értesítéseket vagy figyelmeztetéseket küld.

A Google Naptárban számos további funkciót is találhatunk, amelyek egyszerűsítik az életedet. Például szinkronizálási lehetőségek állnak rendelkezésre más alkalmazásokkal bármilyen operációs rendszeren. Amint elkezdesz dolgozni ezzel a naptárral, látni fogod, hogy mennyire egyszerű és kényelmes, és ami a legfontosabb – hogy mennyi időt takaríthatsz meg.