Google Calendar per le Imprese: Un Manuale Dettagliato per l’Uso

È quasi impossibile tenere tutto a mente, e un evento cruciale non dovrebbe essere trascurato, soprattutto nella vita frenetica di un individuo moderno, che ha già molte preoccupazioni. Grazie alle innumerevoli applicazioni disponibili, puoi salvaguardare le informazioni più importanti per te nel tuo smartphone, e quando necessario, può semplicemente ricordartelo. Senza dubbio, l’applicazione più popolare e facile da usare è Google Calendar. Può aiutare chiunque a pianificare efficacemente la propria giornata, che sia un imprenditore o una casalinga. Oggi parleremo in dettaglio su come utilizzare questa applicazione e cosa la rende particolarmente speciale.

Familiarizzazione con Google Calendar

Anche se la memoria umana può a volte essere sorprendente nella sua capacità, può anche essere limitante. Sicuramente non puoi ricordare più di dieci eventi programmati per oggi o per questa settimana, e questo è particolarmente vero quando devi ricordare orari specifici. Una situazione comune è questa: un’applicazione specializzata ti ricorda un evento particolare, ma tu, essendo troppo occupato in quel momento, semplicemente ignori la notifica e te ne dimentichi con successo. Google Calendar non ti permette di fare questi tipi di errori.

Il grande vantaggio di questo calendario è che è accessibile a tutti gratuitamente. Con il suo aiuto, puoi pianificare non solo le tue faccende domestiche ma anche creare un programma di lavoro più efficace. Puoi aggiungere al calendario non solo i compleanni dei tuoi amici e parenti, ma anche informazioni su riunioni e discussioni imminenti. Per le persone che passano attivamente il loro tempo e hanno centinaia di compiti da affrontare ogni settimana, Google Calendar può diventare un assistente indispensabile.

Puoi usare l’applicazione in qualsiasi browser. Per iniziare, devi avere un account Google. Se non lo hai ancora, crearlo è abbastanza semplice.

Ancora più interessante, puoi personalizzare il tuo calendario con le tonalità che trovi più piacevoli. Nella sezione delle impostazioni, devi trovare le funzioni necessarie. Poi, puoi scegliere i colori per i tuoi giorni di lavoro e date importanti. Ne parleremo in dettaglio un po’ più avanti.

Business e Google Calendar: Come Usarlo Efficacemente

In Google Calendar, puoi creare sezioni diverse per tutti i tuoi compiti e progetti. Non dovrai più tuffarti in cartelle separate per tenere tutto sotto controllo.

Il calendario presenta una funzione molto interessante chiamata “Bollettino Quotidiano.” Puoi abilitarla, e poi ogni giorno alle 5 di mattina, riceverai messaggi che elencano tutto ciò che devi realizzare oggi. Una volta che un compito è completato o annullato, puoi rimuoverlo dalla lista o semplicemente nasconderlo per un po’.

Aggiungere Nuovi Compiti al Calendario

Creare un nuovo compito è abbastanza semplice. Segui questo algoritmo, e sicuramente farai tutto correttamente:

1. Vai al tuo calendario e trova la categoria “Impostazioni”.
2. Successivamente, clicca sul pulsante “Aggiungi” e poi “Crea”.
3. Pensa a un titolo per il compito e, se necessario, aggiungi una breve descrizione.
4. Accedi alla sezione “I miei calendari”. Il compito creato dovrebbe apparire immediatamente.
5. Poi, vai alla categoria delle impostazioni aggiuntive. Qui puoi impostare i colori e rendere il compito disponibile a tutti coloro che ne hanno bisogno.
6. Finisci di regolare le impostazioni di notifica. Per questo, dovrai scegliere in quale giorno della settimana, mese o anno si verificherà l’evento. Riceverai un messaggio sul tuo telefono all’ora specificata.

Se il tuo calendario è pubblico e qualcuno cambia qualcosa in esso, riceverai anche una notifica a riguardo.

Dopo aver configurato il tuo calendario, puoi aggiungere i tuoi piani di progetto. Ad esempio, hai un progetto che deve essere completato in 10 giorni, ma costituisce 50 passaggi. Devi dividere tutti questi passaggi per il numero di giorni per garantirti di completare il lavoro in modo uniforme senza sovraccaricarti. Di conseguenza, quei passaggi saranno aggiunti al piano ogni giorno in modo che non dimentichi nulla. Inoltre, riceverai una notifica riguardo alla necessità di completare questo o quell’altro compito.

Queste impostazioni possono essere modificate facilmente. Per fare questo, basta cliccare sull’icona del rispettivo compito e deselezionare l’icona a forma di matita. Questa funzione ti consente di cambiare il titolo e la descrizione del compito, l’ora per ricevere le notifiche, e puoi anche aggiungere commenti aggiuntivi al compito.

Lasciateci suggerire un altro esempio. Immagina di essere un manager e devi condurre colloqui con diverse decine di candidati per una posizione nella tua azienda. Devi distribuire il carico di lavoro, quindi prendi 15 persone e le distribuisci su 5 giorni lavorativi. Per questo, dovrai impostare un nuovo piano. Ogni giorno, avrai tre colloqui, ognuno della durata di 30 minuti, per cui imposti dei promemoria. Per comodità, allega i curricula dei candidati al compito. Questo può essere fatto solo se i curricula ti vengono inviati tramite Google Docs, in formato PDF, o come un documento creato usando SweetCV. Grazie a una tale preparazione approfondita per il colloquio, puoi condurlo rapidamente ed efficacemente.

Dopo i colloqui con i candidati, puoi immediatamente segnare nel calendario coloro che ti hanno impressionato, dopo di che puoi nascondere il compito. Se decidi di assumere qualcuno di loro, puoi concedere l’accesso al compito ai colleghi che conducono la selezione, così possono seguire.

Usare Google Calendar per Gestire Progetti

Per gestire progetti aziendali utilizzando Google Calendar, puoi usare uno dei due metodi più convenienti:

• Crea compiti per te stesso. Come discusso in precedenza, questo metodo è semplice. Per dirlo brevemente – dividi il compito equamente su diversi giorni, decidi quando riceverai le notifiche e regola anche il schema dei colori se necessario. Per ciascuno dei progetti, crei un nuovo calendario, senza limitazioni sul numero di compiti.
• Fornisci l’accesso al calendario agli altri tramite un link condiviso. In questo modo, puoi dare a ciascuno dei tuoi colleghi lo stesso numero di compiti, monitorando contemporaneamente il loro completamento. I compiti per tutti possono essere creati sia in un unico calendario che in diversi. Per facilitare, dovresti indicare subito le scadenze e altri dati.

Avviso importante! Simultaneamente, puoi aggiungere sia date importanti che informazioni sui progetti al tuo calendario. Ad esempio, inserisci tutti i compleanni e altre festività, e rimarranno in memoria per sempre. Il primo metodo descritto è ideale per i manager mentre il secondo è più adatto ai lavoratori che possono tenere traccia delle azioni che i loro manager possono seguire.

Cos’altro Puoi Fare in Google Calendar

Google Calendar offre una moltitudine di funzioni interessanti e sicuramente vorrai usarle quando esplorerai per la prima volta questa applicazione. Elenchiamo alcune funzioni che potrebbero essere utili a chiunque usi Google Calendar per vari scopi:

• Importazione ed esportazione. Puoi trovare questa funzione nelle impostazioni. Include la possibilità di collegare altri calendari o scaricare quelli esistenti.
• L’opzione per stampare il calendario. Se desideri mostrare gli eventi e i piani più critici, ad esempio, su una bacheca nel tuo ufficio, puoi stampare il calendario. Anche questa funzione è facile da trovare nelle impostazioni.
• Scelta dei colori. Grazie a una vasta gamma di colori, puoi evidenziare ogni data pianificata in tonalità diverse. Un progetto può avere un colore verde, un altro – un viola, mentre i compleanni delle persone a te più care possono essere evidenziati in rosso. I promemoria per celebrazioni di famiglia o amici sono spesso meglio lasciati una settimana prima dell’evento. In questo modo, avrai tempo per preparare il discorso, scegliere un abito per l’occasione, e in generale pianificare il tuo tempo.
• Organizzare l’orario. Questa funzione è emersa abbastanza di recente ma ha già guadagnato molti sostenitori. Con essa, tutti i compiti programmati appariranno davanti ai tuoi occhi non come un calendario, ma sotto forma di un orario.
• Utilizzo di modelli. Se non vuoi perdere tempo, puoi evitare di creare un nuovo calendario e approfittare di un modello esistente. Nelle impostazioni, devi selezionare questi modelli e annotare quelli che ti piacciono.
• Scelta di un layout. L’applicazione di Google offre di solito 3 opzioni di tema per lo schermo – sport, classico, e fase lunare. Puoi selezionare il tema che ti interessa, per ogni giorno specifico.
• Opzioni di integrazione. Puoi posizionare il tuo calendario su una pagina separata e anche accedervi da varie applicazioni. Puoi imparare come farlo nella sezione impostazioni.
• Impostazioni per altri servizi. Puoi configurare la sincronizzazione di Google Calendar con il tuo Google Mail, in modo da poter aggiungere lettere al tuo piano.
• Lavoro conveniente con i gadget. A seconda di quale sistema operativo è installato sul tuo smartphone, Google Calendar funzionerà bene. Se, ad esempio, non chiudi un compito particolare, il calendario te lo ricorderà domani.
• Comandi vocali. All’inizio, devi dire “OK, Google”, quindi dire esattamente ciò che devi ricordare. Lo schermo del tuo smartphone creerà un compito, e puoi aggiungerlo al tuo piano. In questo modo, nessuna data importante ti sfuggirà.

Una funzione eccellente è lavorare con l’applicazione utilizzando tasti di scelta rapida. Cioè, non hai bisogno di usare un mouse mentre lavori con il calendario, basterà una tastiera.

Come Lavorare con Google Calendar: Un Esempio Visivo

Per migliorare la tua comprensione di questa applicazione, ti suggeriamo di delineare un piano che semplifichi il lavoro con essa. Puoi basarti sul seguente:

1. In primo luogo, devi delineare il progetto.
2. Poi, inventa una breve descrizione per esso e scegli un’ora per ricevere i promemoria.
3. Distribuisci tutti i compiti esistenti in base al numero di giorni.
4. Metti in evidenza usando i colori desiderati quei compiti che sono importanti.
5. Ogni giorno, controlla il completamento dei compiti esistenti e nascondili.
6. Fai aggiustamenti se necessario.

Sforzati sempre di annotare i tuoi pensieri e idee non appena emergono nella tua mente. Al contrario, potresti perderle e non ricordarle mai più.

In conclusione, voglio ribadire quanto sia multifunzionale e facile da usare Google Calendar. Il grande vantaggio è che è liberamente accessibile a tutti gli utenti. Nessun evento importante sfuggirà mai alla tua attenzione, poiché il calendario ti ricorderà sicuramente inviandoti notifiche o allarmi sul posto di lavoro.

In Google Calendar, puoi anche trovare numerose funzioni aggiuntive che semplificano la tua vita. Ad esempio, la sincronizzazione è disponibile con altre applicazioni su qualsiasi sistema operativo. Appena inizi a lavorare con questo calendario, vedrai quanto sia facile e conveniente, e soprattutto – come puoi risparmiare il tuo tempo prezioso.