Google kalendorius verslui: išsamus naudojimo vadovas

Beveik neįmanoma visko prisiminti, ir vienas svarbus įvykis neturėtų būti pamirštas, ypač šiuolaikinio žmogaus, kurio galvoje jau tiek daug, kasdienybėje. Dėl daugybės prieinamų programėlių, svarbiausią informaciją galite išsaugoti savo išmaniajame telefone, ir prireikus, ji tiesiog apie ją primins. Be jokios abejonės, populiariausia ir naudotojams draugiška programėlė yra Google Calendar. Ji gali padėti bet kam efektyviai suplanuoti dieną, nesvarbu, ar tai verslininkas, ar namų šeimininkė. Šiandien išsamiai aptarsime, kaip naudoti šią programėlę ir kuo ji ypatinga.

Pažintis su Google kalendoriumi

Nors žmogaus atmintis kartais gali nustebinti savo talpa, ji taip pat gali riboti. Žinoma, negalite atsiminti daugiau nei dešimties suplanuotų įvykių šiai ar tai savaitei, ypač kai reikia prisiminti konkrečius laikus. Dažna situacija: specializuota programėlė primena apie konkretų įvykį, bet jūs, tuo metu būdami per daug užimti, tiesiog ignoruojate pranešimą ir sėkmingai jį pamirštate. Google Calendar neleidžia jums padaryti tokių klaidų.

Pagrindinis šio kalendoriaus privalumas yra tas, kad jis prieinamas visiems nemokamai. Su jo pagalba galite planuoti ne tik namų reikalus, bet ir sukurti efektyvesnį darbo grafiką. Galite pridėti į kalendorių ne tik draugų ir artimųjų gimtadienius, bet ir informaciją apie artėjančius susitikimus ir diskusijas. Aktyviai laiką leidžiantiems žmonėms, turintiems šimtą užduočių per savaitę, Google Calendar gali tapti nepakeičiamu asistentu.

Galite naudoti programėlę bet kuriame naršyklėje. Norint pradėti, reikia turėti Google paskyrą. Jei jos dar neturite, sukurti ją labai paprasta.

Kas dar geriau, jūs galite pritaikyti kalendorių tomis spalvomis, kurios jums maloniausios. Nustatymų skiltyje reikia rasti reikiamas funkcijas. Tada galite pasirinkti spalvas savo darbo dienoms ir svarbiems datoms. Apie tai kalbėsime detaliau vėliau.

Verslas ir Google kalendorius: kaip juos efektyviai naudoti

Google kalendoriuje galite sukurti įvairias skiltis visoms savo užduotims ir projektams. Jums nereikės naršyti atskirose aplankuose, kad viską kontroliuotumėte.

Kalendorius turi labai įdomią funkciją, vadinamą “Dienos biuleteniu”. Ją įjungus, kasdien 5 val. ryto gausite pranešimus apie viską, ką reikia atlikti tą dieną. Kai užduotis bus įvykdyta ar atšaukta, galite ją pašalinti iš sąrašo arba tiesiog paslėpti laikinai.

Naujų užduočių pridėjimas į kalendorių

Naujos užduoties kūrimas yra pakankamai paprastas. Vykdydami šį algoritmą, tikrai viską padarysite teisingai:

1. Eikite į savo kalendorių ir raskite “Nustatymų” kategoriją.
2. Spustelėkite mygtuką “Pridėti”, o tada “Sukurti”.
3. Pagalvokite apie užduoties pavadinimą ir, jei reikia, pridėkite trumpą aprašymą.
4. Pereikite į skyrių “Mano kalendoriai”. Sukurta užduotis turi pasirodyti iškart.
5. Tada pereikite į papildomų nustatymų kategoriją. Čia galite nustatyti spalvas ir padaryti užduotį prieinamą visiems, kam reikia.
6. Baigti reguliuoti pranešimų nustatymus. Tam reikės pasirinkti, kurią savaitės, mėnesio ar metų dieną įvykis įvyks. Nurodytu laiku gausite pranešimą savo telefone.

Jei jūsų kalendorius yra viešas ir kažkas jame ką nors pakeičia, taip pat gausite pranešimą apie tai.

Nustačius kalendorių, galite pridėti savo projektų planus prie jo. Pavyzdžiui, turite projektą, kurį reikia užbaigti per 10 dienų, bet jis sudarytas iš 50 žingsnių. Jūs turite padalyti visus šiuos žingsnius pagal dienų skaičių, kad užduotys būtų įvykdytos tolygiai ir nesinervuotumėte. Dėl to žingsniai bus kasdien pridedami prie plano, kad nieko nepraleistumėte. Taip pat gausite pranešimą apie poreikį įvykdyti tą ar kitą užduotį.

Šiuos nustatymus galima lengvai pakeisti. Norėdami tai padaryti, tiesiog spustelite atitinkamos užduoties piktogramą ir panaikinkite pieštuko ikoną. Ši funkcija leidžia keisti užduoties pavadinimą ir aprašymą, pranešimų gavimo laiką, taip pat galite pridėti papildomų komentarų prie užduoties.

Leiskime siūlytį dar vieną pavyzdį. Įsivaizduokite, kad esate vadovas ir jums reikia rengti interviu su keliais dešimtimis kandidatų į pareigas jūsų įmonėje. Jums reikia paskirstyti darbo krūvį, todėl paimate 15 žmonių ir paskirstote po 5 darbo dienas. Tam reikės nustatyti naują planą. Kiekvieną dieną turėsite tris interviu, trunkančius po 30 minučių, kuriems nustatote priminimus. Patogumui, prie užduoties pridėkite kandidatų CV. Tai galima padaryti tik tuo atveju, jei CV jums atsiųsti per Google Docs, PDF formatu arba kaip dokumentas, sukurtas naudojant SweetCV. Dėka tokio kruopštaus pasirengimo interviu, galėsite jį atlikti greitai ir efektyviai.

Po interviu su kandidatais galite iš karto pažymėti kalendoriuje tuos, kurie jus sužavėjo, po to galite paslėpti užduotį. Jei nuspręsite ką nors iš jų įdarbinti, galite suteikti prieigą prie užduoties kolegoms, kurie vykdo atranką, kad jie galėtų sekantį kartą susisiekti su jais.

Google kalendoriaus naudojimas projektų valdymui

Norėdami valdyti verslo projektus naudodami Google kalendorių, galite naudoti vieną iš dviejų patogiausių būdų:

• Sukurkite užduotis sau. Kaip aptarta anksčiau, šis metodas yra pakankamai paprastas. Trumpai tariant – užduotis padalijama per kelias dienas, nuspręskite, kada gausite pranešimus ir pritaikykite spalvų schemą, jei reikia. Kiekvienam projektui sukuriate naują kalendorių, be jokių užduočių apribojimų.
• Suteikite prieigą prie kalendoriaus kitiems per bendrą nuorodą. Tokiu būdu, galite kiekvienam savo kolegai suteikti tą patį užduočių skaičių, tuo pat metu stebint jų įvykdymą. Užduotys visiems gali būti sukurtos viename kalendoriuje arba skirtinguose. Kad tai būtų lengviau, reikėtų iš karto nurodyti terminus ir kitus duomenis.

Svarbi pastaba! Tuo pačiu metu, galite pridėti tiek svarbias datas, tiek projekto informaciją į savo kalendorių. Pavyzdžiui, įveskite visus gimtadienius ir kitas šventes, ir jie amžinai išliks atmintyje. Pirmasis aprašytas metodas idealiai tinka vadovams, o antrasis tinkamesnis darbuotojams, kurie gali stebėti veiksmus, kuriuos jų vadovai gali sekti.

Ką dar galite daryti su Google kalendoriumi

Google kalendorius siūlo daugybę įdomių funkcijų, kurias tikrai norėsite naudoti pirmą kartą ištyrę šią programėlę. Pateikiame keletą funkcijų, kurios gali būti naudingos kiekvienam, naudojančiam Google kalendorių įvairiais tikslais:

• Importas ir eksportas. Šią funkciją rasite nustatymuose. Ji apima galimybę prisegti kitus kalendorius ar atsisiųsti esamus.
• Galimybė spausdinti kalendorių. Jei norite svarbiausius įvykius ir planus parodyti, pavyzdžiui, biure ant lentos, galite jį atspausdinti. Šią funkciją taip pat lengva rasti nustatymuose.
• Spalvų pasirinkimas. Dėl plataus spalvų paletės, galite išskirti kiekvieną suplanuotą datą skirtingomis atspalviais. Vienas projektas gali turėti žalią spalvą, kitas – violetinę, o artimųjų gimtadieniai gali būti pažymėti raudona. Priminimai apie šeimos ar draugų šventes dažnai geriausiai atidedami savaitei prieš renginį. Taip turėsite laiko pasirengti kalbai, išsirinkti drabužius progai ir apskritai planuoti savo laiką.
• Tvarkaraščio organizavimas. Ši funkcija pasirodė gana neseniai, bet jau sulaukė daug šalininkų. Su ja visi suplanuoti uždaviniai pasirodys jūsų akyse ne kaip kalendorius, o kaip tvarkaraštis.
• Naudojant šablonus. Jei nenorite gaišti laiko, galite praleisti naujo kalendoriaus kūrimą ir pasinaudoti esamu šablonu. Nustatymuose turite pasirinkti šiuos šablonus ir pažymėti patinkančius.
• Išdėstymo pasirinkimas. Google’s aplikacija paprastai turi 3 ekrano temų pasirinkimus – sporto, klasikos ir mėnulio fazės. Galite pasirinkti jums dominančią temą kiekvienai specifinei dienai.
• Integracijos galimybės. Galite nustatyti savo kalendorių atskirame puslapyje ir taip pat pasiekti jį iš įvairių programėlių. Kaip tai padaryti, galite išmokti nustatymų skiltyje.
• Nustatymai kitiems servisams. Galite nustatyti Google kalendoriaus sinchronizavimą su savo Google Mail, kad galėtumėte į planą pridėti laiškus.
• Patogus darbas su įrenginiais. Priklausomai nuo to, kokia operacinė sistema įdiegta jūsų išmaniajame telefone, Google kalendorius veiks puikiai. Jei, pavyzdžiui, jūs neuždarote atitinkamos užduoties, kalendorius primins jums apie ją rytoj.
• Balso komandos. Pradžioje reikia pasakyti “OK, Google”, tada tiksliai nurodyti, ką reikia prisiminti. Telefonas sukurs užduotį, ir jūs galėsite pridėti ją prie savo plano. Tokiu būdu, jokia svarbi data nepabėgs jūsų dėmesio.

Puiki funkcija yra darbas su aplikacija naudojant sparčiuosius klavišus. Tai reiškia, kad dirbant su kalendoriumi, jums nereikės naudoti pelės, pakaks tik kompiuterio klaviatūros.

Kaip dirbti su Google kalendoriumi: kaizdinis pavyzdys

Norėdami pagerinti supratimą apie šią programėlę, siūlome sudaryti planą, kuris supaprastina darbą su ja. Jį galite sudaryti remdamiesi šiais principais:

1. Pirmiausia, reikia nustatyti projektą.
2. Tada sugalvoti trumpą aprašymą ir pasirinkti laiką pranešimo gavimui.
3. Paskirstykite visas esamas užduotis pagal dienų skaičių.
4. Pažymėkite norimomis spalvomis tas užduotis, kurios yra svarbios.
5. Kiekvieną dieną kontroliuokite esamų užduočių įvykdymą ir paslėpkite jas.
6. Jei reikia, padarykite pataisymus.

Visada stenkitės užrašyti savo mintis ir idėjas vos tik joms atsiradus galvoje. Kitaip, galite jas prarasti ir daugiau niekada neprisiminti.

Pabaigai noriu dar kartą pabrėžti, koks daugiafunkcionalus ir naudotojui draugiškas yra Google Calendar. Pagrindinis privalumas yra tai, kad jis yra prieinamas visiems vartotojams nemokamai. Nei vienas svarbus įvykis niekada neiškris iš jūsų galvos, nes kalendorius būtinai apie tai primins siųsdamas pranešimus ar įspėjimus jūsų darbo vietoje.

Google kalendoriuje taip pat galite rasti daug papildomų funkcijų, kurios palengvina jūsų gyvenimą. Pavyzdžiui, sinchronizavimas su kitomis programomis bet kokioje operacinėje sistemoje. Kai tik pradėsite dirbti su šiuo kalendoriumi, pamatysite, kaip lengva ir patogu jis yra naudoti, ir svarbiausia – kaip galite sutaupyti savo brangų laiką.