Google Kalender for bedrifter: En detaljert veiledning for bruk

Det er nesten umulig å huske alt, og en viktig hendelse bør ikke overses, spesielt i det travle livet til et moderne menneske som allerede har mye i tankene. Takket være de utallige applikasjonene som er tilgjengelige, kan du sikre at den viktigste informasjonen for deg er på din smarttelefon, og når det trengs, kan den enkelt minne deg om det. Uten tvil er den mest populære og brukervennlige applikasjonen Google Kalender. Den kan hjelpe hvem som helst til å planlegge dagen sin effektivt, enten de er forretningsfolk eller husmødre. I dag skal vi snakke i detalj om hvordan du bruker denne applikasjonen og hva som gjør den spesielt spesiell.

Bli kjent med Google Kalender

Selv om menneskelig hukommelse av og til kan være overraskende i sin kapasitet, kan den også være begrensende. Du kan sikkert ikke huske mer enn ti hendelser planlagt for i dag eller denne uken, og det er spesielt sant når du må huske spesifikke tider. En vanlig situasjon er denne: en spesialisert applikasjon minner deg om en bestemt hendelse, men du, opptatt i øyeblikket, avviser ganske enkelt varslingen og glemmer den. Google Kalender lar deg ikke gjøre slike feil.

Den betydelige fordelen med denne kalenderen er at den er tilgjengelig for alle gratis. Med dens hjelp kan du ikke bare planlegge dine hjemmeanliggende, men også lage en mer effektiv arbeidsplan. Du kan legge til i kalenderen ikke bare bursdagene til vennene og slektningene dine, men også informasjon om kommende møter og diskusjoner. For folk som aktivt bruker tiden sin og har hundre oppgaver å takle hver uke, kan Google Kalender bli en uunnværlig assistent.

Du kan bruke applikasjonen i hvilken som helst nettleser. For å begynne trenger du en Google-konto. Hvis du ikke har en enda, er det ganske enkelt å opprette en.

Det som er enda kulere er at du kan tilpasse kalenderen din i de nyansene du finner mest behagelige. I innstillingsseksjonen må du finne de nødvendige funksjonene. Deretter kan du velge farger for arbeidsdagene dine og viktige datoer. Vi vil diskutere dette mer i detalj litt senere.

Business og Google Kalender: Hvordan bruke den effektivt

I Google Kalender kan du lage forskjellige seksjoner for alle oppgavene og prosjektene dine. Du vil ikke måtte dykke inn i separate mapper for å holde alt under kontroll.

Kalenderfunksjonen har en veldig interessant funksjon kalt “Daglig bulletin.” Du kan aktivere den, og da vil du klokken 5 hver dag motta meldinger som lister opp alt du må fullføre i dag. Når en oppgave er fullført eller kansellert, kan du fjerne den fra listen eller bare skjule den en stund.

Legge til nye oppgaver i kalenderen

Å opprette en ny oppgave er ganske enkelt. Bare følg denne algoritmen, så får du det garantert riktig:

1. Gå til kalenderen din og finn “Innstillinger”-kategorien.
2. Klikk deretter på 1Legg til”-knappen og deretter 1Opprett1.
3. Tenk ut en tittel for oppgaven, og legg om nødvendig til en kort beskrivelse.
4. Gå til 1Mine kalendere1-seksjonen. Den opprettede oppgaven skal vises umiddelbart.
5. Gå deretter til kategorien for ytterligere innstillinger. Her kan du angi farger og gjøre oppgaven tilgjengelig for alle som trenger den.
6. Fullfør justeringen av varslingsinnstillingene. For dette må du velge hvilken dag i uken, måneden eller året hendelsen vil finne sted. Du vil motta en melding på telefonen din på angitt tid.

Hvis kalenderen din er offentlig, og noen endrer noe i den, vil du også få en varsling om det.

Etter at du har satt opp kalenderen din, kan du legge til prosjektplanene dine i den. For eksempel, hvis du har et prosjekt som må fullføres på 10 dager, men det utgjør 50 trinn, må du dele alle disse trinnene etter antall dager for å sikre at du fullfører arbeidet jevnt uten å overanstrenge deg selv. Følgelig vil disse trinnene bli lagt til i planen hver dag, slik at du ikke glemmer noe. I tillegg vil du motta en melding om behovet for å fullføre den ene eller den andre oppgaven.

Disse innstillingene kan enkelt endres. For å gjøre det, klikk bare på ikonet for den respektive oppgaven og fjern haken på blyantikonet. Denne funksjonen lar deg endre tittelen og beskrivelsen av oppgaven, tidspunktet for mottak av varsler, og du kan også legge til ytterligere kommentarer til oppgaven.

La oss foreslå et annet eksempel. Tenk deg at du er en leder, og du trenger å gjennomføre intervjuer med flere dusin kandidater til en stilling i selskapet ditt. Du må fordele arbeidsmengden, så du tar 15 personer og fordeler dem over 5 arbeidsdager. For dette må du sette en ny plan. Hver dag vil du ha tre intervjuer, som varer 30 minutter hver, som du setter påminnelser for. For bekvemmelighet kan du legge ved kandidatenes CV til oppgaven. Dette kan bare gjøres hvis CV-ene er sendt til deg gjennom Google Docs, i PDF-format, eller som et dokument opprettet med SweetCV. Takket være slik grundig forberedelse til intervjuet, kan du gjennomføre det raskt og effektivt.

Etter intervjuer med kandidater kan du umiddelbart merke i kalenderen de som imponerte deg, etterfulgt av å skjule oppgaven. Hvis du bestemmer deg for å ansette noen av dem, kan du gi oppgaven tilgang til kolleger involvert i valget, slik at de kan følge opp med dem.

Bruke Google Kalender til å administrere prosjekter

For å administrere forretningsprosjekter ved hjelp av Google Kalender, kan du benytte en av to mest praktiske metoder:

• Opprett oppgaver for deg selv. Som nevnt tidligere, er denne metoden enkel. Kort sagt – du deler oppgaven jevnt over flere dager, bestemmer når du vil motta varslinger og justerer også fargeskjemaet om nødvendig. For hver av prosjektene oppretter du en ny kalender, uten begrensninger på antall oppgaver.
• Gi tilgang til kalenderen til andre via en delt link. På denne måten kan du gi hver av kollegene dine samme antall oppgaver, mens du samtidig overvåker fremdriften deres. Oppgaver for alle kan opprettes enten i en kalender eller i forskjellige kalendere. For å gjøre det enklere bør du angi frister og annen data allerede.

Viktig merknad! Samtidig kan du legge både viktige datoer og prosjektinformasjon i kalenderen din. For eksempel kan du legge inn alle bursdager og andre høytider, og de vil forbli lagret for alltid. Den første metoden som er beskrevet, er ideell for ledere mens den andre er mer egnet for arbeidere som kan holde styr på handlinger som deres ledere kan følge opp.

Hva annet kan du gjøre i Google Kalender

Google Kalender tilbyr en rekke interessante funksjoner som du definitivt vil bruke når du først utforsker denne applikasjonen. La oss liste opp noen funksjoner som kan være nyttige for alle som bruker Google Kalender til forskjellige formål:

• Import og eksport. Du finner denne funksjonen i innstillingene. Den inkluderer muligheten til å legge til andre kalendere eller laste ned eksisterende.
• Muligheten til å skrive ut kalenderen. Hvis du ønsker å vise de mest kritiske hendelsene og planene, for eksempel på en tavle på kontoret ditt, kan du skrive ut kalenderen. Denne funksjonen er også lett å finne i innstillingene.
• Valg av farger. Takket være en bred fargepalett, kan du fremheve hver planlagt dato i forskjellige nyanser. Ett prosjekt kan ha grønn farge, et annet – lilla, mens bursdagene til de nærmeste kan fremheves i rødt. Påminnelser for feiringer av familie og venner er ofte best igjen til en uke før hendelsen. På denne måten vil du ha tid til å forberede talen, velge et antrekk for anledningen, og generelt planlegge tiden din.
• Organisering av timeplanen. Denne funksjonen har dukket opp ganske nylig, men har allerede fått mange tilhengere. Med den vil alle planlagte oppgaver dukke opp foran øynene dine ikke som en kalender, men som en timeplan.
• Bruk av maler. Hvis du ikke vil kaste bort tiden din, kan du hoppe over å lage en ny kalender og dra nytte av en eksisterende mal. I innstillingene trenger du å velge disse malene og notere de du liker.
• Valg av layout. Googles applikasjon har vanligvis tre temaalternativer for skjermen – sport, klassisk og månens faser. Du kan velge temaet du er interessert i, for hver spesifikke dag.
• Integreringsmuligheter. Du kan plassere kalenderen din på en egen side og også få tilgang til den fra forskjellige applikasjoner. Du kan lære hvordan du gjør dette i innstillingsseksjonen.
• Innstillinger for andre tjenester. Du kan sette opp Google Kalender-synkronisering med Google Mail, slik at du kan legge til brev til planen din.
• Praktisk arbeid med gadgets. Avhengig av hvilket operativsystem som er installert på smarttelefonen din, vil Google Kalender fungere bra der. Hvis du for eksempel ikke lukker en bestemt oppgave, vil kalenderen minne deg på den i morgen.
• Talekommandoer. I starten må du si “OK, Google”, og deretter fortelle nøyaktig hva du trenger å huske. Skjermen på smarttelefonen din vil opprette en oppgave, og du kan legge den til i planen din. På denne måten vil ingen viktig dato unnslippe deg.

En utmerket funksjon er muligheten til å arbeide med applikasjonen ved hjelp av hurtigtaster. Det vil si at du ikke trenger å bruke musen mens du arbeider med kalenderen, bare ett tastatur vil være nok.

Hvordan arbeide med Google Kalender: En visuell eksempel

For å forbedre forståelsen av denne applikasjonen, foreslår vi at du setter opp en plan som forenkler arbeidet med den. Du kan basere den på følgende:

1. Først, må du skissere prosjektet.
2. Deretter, kom opp med en kort beskrivelse for det og velg et tidspunkt for mottak av påminnelser.
3. Fordel alle eksisterende oppgaver etter antall dager.
4. Fremhev de oppgavene som er viktige med ønskede farger.
5. Hver dag, kontroller fullføringen av eksisterende oppgaver og skjul dem.
6. Gjør justeringer hvis nødvendig.

Streb alltid etter å skrive ned tankene og ideene dine så snart de oppstår i hodet ditt. Ellers kan du miste dem og aldri huske dem igjen.

Avslutningsvis vil jeg gjenta hvor multifunksjonell og brukervennlig Google Kalender er. Den største fordelen er at den er fritt tilgjengelig for alle brukere. Ikke en eneste viktig hendelse vil noen gang slippe unna tankene dine, ettersom kalenderen sikkert vil minne deg om det ved å sende varsler eller alarmer på arbeidsplassen din.

I Google Kalender kan du også finne mange ekstra funksjoner som forenkler livet ditt. For eksempel er synkronisering tilgjengelig med andre applikasjoner på alle operativsystemer. Så snart du begynner å jobbe med denne kalenderen, vil du se hvor lett og praktisk det er, og viktigst av alt – hvordan du kan spare din dyrebare tid.