Google Calendar dla Firm: Szczegółowy Podręcznik Użytkowania

Zapamiętanie wszystkiego jest niemal niemożliwe, a jednego ważnego wydarzenia nie można przegapić, zwłaszcza w zapracowanym życiu nowoczesnej osoby, która ma już wiele na głowie. Dzięki niezliczonym dostępnym aplikacjom możesz zabezpieczyć najważniejsze dla ciebie informacje w swoim smartfonie i, gdy to konieczne, przypomną ci o nich. Niewątpliwie najpopularniejszą i najbardziej przyjazną dla użytkownika aplikacją jest Kalendarz Google. Może pomóc każdemu efektywnie zaplanować dzień, niezależnie od tego, czy jest przedsiębiorcą, czy gospodynią domową. Dzisiaj szczegółowo omówimy, jak korzystać z tej aplikacji i co sprawia, że jest ona szczególna.

Poznajemy Kalendarz Google

Choć ludzka pamięć bywa zadziwiająca w swojej pojemności, może również być ograniczona. Z pewnością nie pamiętasz więcej niż dziesięciu wydarzeń zaplanowanych na dzisiaj czy ten tydzień, a zwłaszcza, gdy musisz zapamiętać konkretne godziny. Typowa sytuacja jest następująca: specjalistyczna aplikacja przypomina ci o konkretnym wydarzeniu, ale będąc zbyt zajętym w tej chwili, po prostu ignorujesz powiadomienie i skutecznie o nim zapominasz. Kalendarz Google nie pozwala ci na popełnianie takich błędów.

Znaczącą zaletą tego kalendarza jest to, że jest on dostępny dla wszystkich za darmo. Dzięki niemu możesz planować nie tylko sprawy domowe, ale również tworzyć bardziej efektywny harmonogram pracy. Możesz dodać do kalendarza nie tylko urodziny przyjaciół i rodziny, ale także informacje o nadchodzących spotkaniach i dyskusjach. Dla osób aktywnie spędzających czas i mających setki zadań do wykonania każdego tygodnia, Kalendarz Google może stać się nieocenionym asystentem.

Aplikację można używać w dowolnej przeglądarce. Na początek potrzebujesz konta Google. Jeśli jeszcze go nie masz, utworzenie konta jest dość proste.

Co więcej, możesz dostosować swój kalendarz w takich odcieniach, jakie uważasz za najprzyjemniejsze. W sekcji ustawień musisz znaleźć potrzebne funkcje. Następnie możesz wybrać kolory dla dni roboczych i ważnych dat. Omówimy to bardziej szczegółowo nieco później.

Biznes i Kalendarz Google: Jak z niego korzystać efektywnie

W Kalendarzu Google możesz tworzyć różne sekcje dla wszystkich swoich zadań i projektów. Nie będziesz musiał zanurzać się w oddzielne foldery, aby mieć wszystko pod kontrolą.

Kalendarz oferuje bardzo ciekawą funkcję zwaną “Codziennym Biuletynem”. Możesz ją włączyć, a następnie codziennie o 5 rano otrzymasz wiadomości z listą wszystkiego, co musisz osiągnąć tego dnia. Po wykonaniu zadania lub jego anulowaniu, możesz je usunąć z listy lub po prostu zatuszować na chwilę.

Dodawanie nowych zadań do kalendarza

Tworzenie nowego zadania jest dość proste. Wystarczy, że postąpisz zgodnie z tymi krokami, a na pewno wszystko się uda:

1. Przejdź do swojego kalendarza i znajdź kategorię “Ustawienia”.
2. Następnie kliknij przycisk “Dodaj”, a potem “Utwórz”.
3. Wymyśl tytuł dla zadania, a jeśli to konieczne, dodaj krótki opis.
4. Przejdź do sekcji “Moje Kalendarze”. Utworzone zadanie powinno pojawić się natychmiast.
5. Następnie przejdź do kategorii dodatkowe ustawienia. Tutaj możesz ustawić kolory i udostępnić zadanie wszystkim, którzy tego potrzebują.
6. Zakończ dostosowywanie ustawień powiadomień. W tym celu musisz wybrać, w który dzień tygodnia, miesiąca lub roku wydarzenie się odbędzie. Otrzymasz wiadomość na telefonie o wyznaczonej godzinie.

Jeśli twój kalendarz jest publiczny, a ktoś coś w nim zmieni, otrzymasz również powiadomienie o tym.

Po skonfigurowaniu swojego kalendarza możesz dodać do niego plany projektów. Na przykład masz projekt, który trzeba ukończyć w ciągu 10 dni, ale składa się on z 50 kroków. Musisz podzielić wszystkie te kroki przez liczbę dni, aby upewnić się, że równomiernie wykonujesz pracę, nie przytłaczając się. W konsekwencji, te kroki będą dodawane do planu każdego dnia, abyś o niczym nie zapomniał. Również otrzymasz powiadomienie o konieczności wykonania tego lub innego zadania.

Te ustawienia można łatwo zmienić. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć ikonę odpowiedniego zadania i odznaczyć ikonę ołówka. Ta funkcja pozwala zmienić tytuł i opis zadania, czas otrzymywania powiadomień, a także możesz dodać dodatkowe komentarze do zadania.

Pozwól, że podamy jeszcze jeden przykład. Wyobraź sobie, że jesteś menedżerem i musisz przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne z kilkudziesięcioma kandydatami na stanowisko w twojej firmie. Musisz rozłożyć obciążenie pracą, więc zabierasz 15 osób i rozkładasz ich na 5 dni roboczych. Do tego potrzeba stworzyć nowy plan. Każdego dnia masz trzy rozmowy, trwające po 30 minut każda, na które ustawiasz przypomnienia. Dla wygody, dołącz CV kandydatów do zadania. Można to zrobić tylko wtedy, gdy CV są przesłane za pośrednictwem Google Docs w formacie PDF lub jako dokument stworzony za pomocą SweetCV. Dzięki tak gruntownemu przygotowaniu do rozmowy kwalifikacyjnej możesz ją przeprowadzić szybko i skutecznie.

Po rozmowach z kandydatami, możesz od razu zaznaczyć w kalendarzu tych, którzy zrobili na tobie wrażenie, po czym możesz zatuszować zadanie. Jeśli zdecydujesz się kogoś z nich zatrudnić, możesz udostępnić zadanie kolegom prowadzącym rekrutację, aby mogli się z nimi skontaktować.

Używanie Kalendarza Google do Zarządzania Projektami

Aby zarządzać projektami biznesowymi za pomocą Kalendarza Google, możesz skorzystać z jednej z dwóch najdogodniejszych metod:

• Utworzenie zadań dla siebie. Jak omówiono wcześniej, ta metoda jest prosta. Krótko mówiąc – dzielisz zadanie równo na kilka dni, decydujesz, kiedy otrzymasz powiadomienia, a także dostosowujesz schemat kolorów, jeśli to konieczne. Dla każdego z projektów tworzysz nowy kalendarz, bez żadnych ograniczeń dotyczących liczby zadań.
• Przekazywanie dostępu do kalendarza innym za pośrednictwem wspólnego łącza. W ten sposób możesz każdemu z twoich kolegów przypisać tę samą liczbę zadań, jednocześnie monitorując ich wykonanie. Zadania dla wszystkich można tworzyć zarówno w jednym kalendarzu, jak i w różnych. Aby ułatwić zadanie, należy od razu wskazać terminy i inne dane.

Ważna informacja! Równocześnie, możesz dodać zarówno ważne daty, jak i informacje o projektach do swojego kalendarza. Na przykład wprowadzasz wszystkie urodziny i inne święta, a one zostaną na zawsze w pamięci. Pierwsza opisana metoda jest idealna dla menedżerów, podczas gdy druga bardziej nadaje się dla pracowników, którzy mogą śledzić działania, które ich menedżerowie mogą śledzić.

Co jeszcze możesz zrobić w Kalendarzu Google

Kalendarz Google oferuje wiele interesujących funkcji, które z pewnością będziesz chciał wypróbować, kiedy po raz pierwszy poznasz tę aplikację. Wymieńmy kilka funkcji, które mogą być przydatne dla każdego korzystającego z Kalendarza Google do różnych celów:

• Import i eksport. Możesz znaleźć tę funkcję w ustawieniach. Obejmuje możliwość dołączania innych kalendarzy lub pobierania istniejących.
• Opcja drukowania kalendarza. Jeśli chcesz wyświetlić najważniejsze wydarzenia i plany, na przykład na tablicy w twoim biurze, możesz wydrukować kalendarz. Ta funkcja jest również łatwa do znalezienia w ustawieniach.
• Wybór kolorów. Dzięki szerokiej palecie kolorów, możesz wyróżnić każdą zaplanowaną datę w różnych odcieniach. Jeden projekt może mieć zielony kolor, inny – fioletowy, a urodziny najbliższych można podkreślić czerwienią. Przypomnienia o rodzinnych czy przyjacielskich uroczystościach najlepiej zostawić tydzień przed wydarzeniem. W ten sposób będziesz miał czas na przygotowanie przemówienia, wybór stroju na tę okazję i ogólnie zaplanowanie swojego czasu.
• Organizacja harmonogramu. Ta funkcja pojawiła się całkiem niedawno, ale zdążyła już zdobyć wielu zwolenników. Dzięki niej wszystkie zaplanowane zadania pojawią się przed twoimi oczami nie jako kalendarz, ale w formie harmonogramu.
• Korzystanie z szablonów. Jeśli nie chcesz marnować czasu, możesz pominąć tworzenie nowego kalendarza i skorzystać z istniejącego szablonu. W ustawieniach musisz wybrać te szablony i zaznaczyć te, które ci się podobają.
• Wybór układu. Aplikacja Google zazwyczaj ma 3 opcje motywów na ekranie – sport, klasyczny i fazy księżyca. Możesz wybrać interesujący cię temat na każdy konkretny dzień.
• Opcje integracji. Możesz umieścić swój kalendarz na osobnej stronie, a także uzyskać do niego dostęp z różnych aplikacji. Możesz dowiedzieć się, jak to zrobić, w sekcji ustawień.
• Ustawienia dotyczące innych usług. Możesz skonfigurować synchronizację Kalendarza Google z twoją pocztą Google, aby móc dodać listy do swojego planu.
• Wygodna praca z gadżetami. W zależności od tego, jaki system operacyjny jest zainstalowany na twoim smartfonie, Kalendarz Google będzie tam działał poprawnie. Jeśli na przykład nie zamkniesz konkretnego zadania, kalendarz przypomni ci o nim jutro.
• Komendy głosowe. Na początku musisz powiedzieć “OK, Google”, a potem dokładnie co chcesz zapamiętać. Ekran twojego smartfona utworzy zadanie, które możesz dodać do swojego planu. W ten sposób żadna ważna data ci nie umknie.

Świetną funkcją jest praca z aplikacją za pomocą skrótów klawiszowych. Oznacza to, że nie musisz używać myszy podczas pracy z kalendarzem, wystarczy jedna klawiatura.

Jak pracować z Kalendarzem Google: Przykład wizualny

Aby lepiej zrozumieć tę aplikację, sugerujemy zaplanowanie strategii ułatwiającej pracę z nią. Możesz ją oprzeć na następujących krokach:

1. Po pierwsze, musisz nakreślić projekt.
2. Następnie, wymyśl dla niego krótki opis i wybierz czas otrzymywania przypomnień.
3. Podziel wszystkie istniejące zadania na liczbę dni.
4. Podkreśl używając pożądanych kolorów te zadania, które są ważne.
5. Każdego dnia kontroluj ukończenie istniejących zadań i ukrywaj je.
6. Dokonuj poprawek, jeśli będzie to konieczne.

Zawsze staraj się zapisać swoje myśli i pomysły, gdy tylko pojawią się w twojej głowie. W przeciwnym razie, możesz je stracić i nigdy nie przypomnieć sobie ponownie.

Podsumowując, chcę ponownie podkreślić, jak wielofunkcyjny i przyjazny dla użytkownika jest Kalendarz Google. Jego główną zaletą jest to, że jest swobodnie dostępny dla wszystkich użytkowników. Żadne ważne wydarzenie nigdy nie ucieknie twojej uwadze, ponieważ kalendarz na pewno o nim przypomni, wysyłając powiadomienia lub alerty w twoim miejscu pracy.

W Kalendarzu Google można także znaleźć liczne dodatkowe funkcje, które ułatwiają życie. Na przykład, dostępna jest synchronizacja z innymi aplikacjami na dowolnym systemie operacyjnym. Gdy tylko zaczniesz korzystać z tego kalendarza, zobaczysz, jak łatwo i wygodnie się nim posługuje, a co najważniejsze – jak można oszczędzić swój cenny czas.