Google Calendar para Empresas: Um Manual Detalhado para Seu Uso

É quase impossível lembrar de tudo, e um evento crucial não deve ser esquecido, especialmente na vida agitada de uma pessoa moderna, que já tem muito em mente. Graças aos inúmeros aplicativos disponíveis, você pode proteger as informações mais importantes no seu smartphone, e quando necessário, ele pode simplesmente te lembrar sobre isso. Indiscutivelmente, o aplicativo mais popular e fácil de usar é o Google Calendar. Ele pode ajudar qualquer pessoa a planejar seu dia de forma eficaz, seja um empresário ou um dono de casa. Hoje, falaremos em detalhes sobre como usar este aplicativo e o que o torna particularmente especial.

Familiarização com o Google Calendar

Embora a memória humana possa às vezes ser impressionante em sua capacidade, ela também pode ser limitante. Você certamente não consegue lembrar de mais de dez eventos agendados para hoje ou esta semana, e isso é especialmente verdade quando você precisa lembrar horários específicos. Uma situação comum é esta: um aplicativo especializado te lembra sobre um determinado evento, mas você, estando muito ocupado naquele momento, simplesmente ignora a notificação e acaba por esquecê-la. O Google Calendar não permite que você cometa esse tipo de erro.

A grande vantagem deste calendário é que ele está acessível para todos de forma gratuita. Com sua ajuda, você pode planejar não apenas seus afazeres domésticos, mas também criar um cronograma de trabalho mais eficaz. Você pode adicionar ao calendário não apenas os aniversários de seus amigos e parentes, mas também informações sobre reuniões e discussões futuras. Para pessoas que passam seu tempo ativamente e têm centenas de tarefas a resolver a cada semana, o Google Calendar pode se tornar um assistente indispensável.

Você pode usar o aplicativo em qualquer navegador. Para começar, você precisa ter uma conta Google. Se ainda não possui uma, criá-la é bem simples.

O que é ainda mais bacana é que você pode personalizar seu calendário nas tonalidades que achar mais agradáveis. Na seção de configurações, você precisa encontrar as funções necessárias. Em seguida, você pode escolher cores para seus dias úteis e datas importantes. Discutiremos isso em mais detalhes um pouco mais tarde.

Negócios e Google Calendar: Como Usá-lo Eficazmente

No Google Calendar, você pode criar diferentes seções para todas as suas tarefas e projetos. Você não terá que mergulhar em pastas separadas para manter tudo sob controle.

O calendário possui uma função muito interessante chamada “Boletim Diário”. Você pode ativá-la, e então às 5 AM todos os dias, você receberá mensagens listando tudo que precisa realizar hoje. Assim que uma tarefa for concluída ou cancelada, você pode removê-la da lista ou simplesmente escondê-la por um tempo.

Adicionando Novas Tarefas ao Calendário

Criar uma nova tarefa é bastante simples. Basta seguir este algoritmo, e você certamente acertará tudo:

1. Vá até o seu calendário e encontre a categoria “Configurações”.
3. Em seguida, clique no botão “Adicionar” e depois “Criar”.
5. Pense em um título para a tarefa, e se necessário, adicione uma breve descrição.
7. Vá para a seção “Meus Calendários”. A tarefa criada deve aparecer imediatamente.
9. Depois, vá para a categoria de configurações adicionais. Aqui você pode definir cores e tornar a tarefa disponível para todos que precisam dela.
11. Conclua ajustando as configurações de notificação. Para isso, você precisará escolher em qual dia da semana, mês ou ano o evento ocorrerá. Você receberá uma mensagem no seu telefone no horário especificado.

Se o seu calendário for público e alguém mudar algo nele, você também receberá uma notificação sobre isso.

Depois de configurar seu calendário, você pode adicionar seus planos de projeto a ele. Por exemplo, você tem um projeto que precisa ser concluído em 10 dias, mas ele constitui 50 etapas. Você deve dividir todas essas etapas pelo número de dias para garantir que você complete o trabalho de maneira uniforme sem se sobrecarregar. Consequentemente, essas etapas serão adicionadas ao plano todos os dias para que você não se esqueça de nada. Além disso, você receberá uma notificação sobre a necessidade de concluir essa ou outra tarefa.

Essas configurações podem ser facilmente alteradas. Para fazer isso, basta clicar no ícone da respectiva tarefa e desmarcar o ícone do lápis. Esta função permite alterar o título e a descrição da tarefa, o horário para recebimento de notificações, e você também pode adicionar comentários adicionais à tarefa.

Permita-nos sugerir mais um exemplo. Imagine que você é um gerente e precisa realizar entrevistas com várias dezenas de candidatos para uma posição em sua empresa. Você precisa distribuir a carga de trabalho, então pega 15 pessoas e as distribui em 5 dias úteis. Para isso, você precisará definir um novo plano. A cada dia, você terá três entrevistas, cada uma com duração de 30 minutos, para as quais define lembretes. Para conveniência, anexe os currículos dos candidatos à tarefa. Isso só pode ser feito se os currículos forem enviados a você via Google Docs, em formato PDF, ou como um documento criado usando SweetCV. Graças a uma preparação minuciosa para a entrevista, você pode realizá-la de forma rápida e eficaz.

Após entrevistas com candidatos, você pode marcar imediatamente no calendário aqueles que te impressionaram, após o que você pode esconder a tarefa. Se decidir contratar alguém entre eles, você pode conceder acesso à tarefa para colegas que realizam a seleção, para que possam dar seguimento com eles.

Usando o Google Calendar para Gerenciar Projetos

Para gerenciar projetos de negócios usando o Google Calendar, você pode utilizar um dos dois métodos mais convenientes:

• Criar tarefas para você mesmo. Como discutido anteriormente, este método é direto. Em suma – você divide a tarefa igualmente durante vários dias, decide quando receberá as notificações e também ajusta o esquema de cores se necessário. Para cada um dos projetos, você cria um novo calendário, sem qualquer limitação no número de tarefas.
• Proporcionar acesso ao calendário a outros através de um link compartilhado. Desta forma, você pode dar a cada um de seus colegas o mesmo número de tarefas, enquanto monitora simultaneamente a conclusão delas. As tarefas para todos podem ser criadas em um único calendário ou em calendários diferentes. Para facilitar, você deve indicar os prazos e outros dados desde o início.

Aviso importante! Simultaneamente, você pode adicionar tanto datas importantes quanto informações do projeto ao seu calendário. Por exemplo, você insere todos os aniversários e outras festas, e eles permanecerão na memória para sempre. O primeiro método descrito é ideal para gerentes, enquanto o segundo é mais adequado para trabalhadores que podem acompanhar ações que seus gerentes podem seguir.

O Que Mais Você Pode Fazer no Google Calendar

O Google Calendar oferece uma multitude de funções interessantes que você certamente vai querer usar quando explorar este aplicativo pela primeira vez. Vamos listar algumas funções que podem ser úteis para quem usa o Google Calendar para diversos fins:

• Importar e exportar. Você pode encontrar essa função nas configurações. Inclui a capacidade de anexar outros calendários ou baixar calendários existentes.
• A opção de imprimir o calendário. Se você deseja exibir os eventos e planos mais críticos, por exemplo, em um quadro no seu escritório, você pode imprimir o calendário. Esta função também é fácil de encontrar nas configurações.
• Escolha de cores. Graças a uma ampla paleta de cores, você pode destacar cada data planejada em diferentes tons. Um projeto pode ter a cor verde, outro – roxo, enquanto os aniversários de seus mais próximos podem ser destacados em vermelho. Lembretes para celebrações de familiares ou amigos costumam ser melhores deixados para uma semana antes do evento. Desta forma, você terá tempo para preparar o discurso, escolher uma roupa para a ocasião, e planejar seu tempo de forma geral.
• Organização do cronograma. Esta função surgiu bastante recentemente, mas já ganhou muitos adeptos. Com ela, todas as tarefas agendadas aparecerão diante dos seus olhos não como um calendário, mas na forma de um cronograma.
• Usando modelos. Se você não quiser desperdiçar tempo, pode pular a criação de um novo calendário e aproveitar um modelo existente. Nas configurações, você precisa selecionar esses modelos e marcar os que você gosta.
• Escolhendo um layout. O aplicativo do Google geralmente tem 3 opções de tema para a tela: esporte, clássico e fase lunar. Você pode selecionar o tema que mais te interessa, para cada dia específico.
• Opções de integração. Você pode colocar seu calendário em uma página separada e também acessá-lo de várias aplicações. Você pode aprender como fazer isso na seção de configurações.
• Configurações para outros serviços. Você pode configurar a sincronização do Google Calendar com seu Google Mail, para que possa adicionar cartas ao seu plano.
• Trabalho conveniente com gadgets. Dependendo de qual sistema operacional está instalado no seu smartphone, o Google Calendar funcionará bem nele. Se você, por exemplo, não fechar uma determinada tarefa, o calendário te lembrará dela amanhã.
• Comandos de voz. No começo, você precisa dizer “OK, Google”, e então dizer exatamente o que precisa lembrar. A tela do seu smartphone criará uma tarefa, e você poderá adicioná-la ao seu plano. Desta forma, nenhuma data importante te escapará.

Uma excelente função é trabalhar com o aplicativo usando teclas de atalho. Ou seja, você não precisa usar um mouse enquanto trabalha com o calendário, apenas um teclado será suficiente.

Como Trabalhar com o Google Calendar: Um Exemplo Visual

Para aumentar seu entendimento deste aplicativo, sugerimos que você esboce um plano que simplifique o trabalho com ele. Você pode baseá-lo no seguinte:

1. Primeiramente, você precisa esboçar o projeto.
3. Depois, crie uma breve descrição para ele e escolha um horário para receber lembretes.
5. Distribua todas as tarefas existentes pelo número de dias.
7. Destaque com as cores desejadas aquelas tarefas que são importantes.
9. Todos os dias, controle a conclusão das tarefas existentes e esconda-as.
11. Faça ajustes se necessário.

Sempre se esforce para anotar seus pensamentos e ideias assim que surgirem na sua cabeça. Caso contrário, você pode perdê-los e nunca mais se lembrar deles.

Em conclusão, quero reiterar o quão multifuncional e fácil de usar é o Google Calendar. A grande vantagem é que ele está acessível gratuitamente para todos os usuários. Nenhum evento importante jamais escapará da sua mente, pois o calendário certamente te lembrará dele enviando notificações ou alertas no seu local de trabalho.

No Google Calendar, você também pode encontrar inúmeras funções adicionais que simplificam sua vida. Por exemplo, a sincronização está disponível com outras aplicações em qualquer sistema operacional. Assim que você começar a trabalhar com este calendário, verá como é fácil e conveniente, e o mais importante – como você pode economizar seu tempo precioso.