Google Calendar для бизнеса: детальная инструкция по работе с ним

Удержать все в голове и не забыть ни об одном важном событии практически невозможно. Особенно деловому и современному человеку, которому и так есть о чем думать. Благодаря существованию множества гаджетов, вы можете сохранять наиболее важную для вас информацию в своем смартфоне, и в нужный момент он просто напомнит вам об этом. Несомненно, наиболее популярным и удобным в использовании считается Google Calendar. Он поможет любому человеку правильно планировать свой день, будь то бизнесмен или домохозяйка. Сегодня мы поговорим подробнее о том, как пользоваться данным приложением, и что же в нем такого особенного.

Знакомство с Google Calendar

Хоть ресурсы памяти человека иногда удивляют своим объемом, иногда они все же ограничены. Вы точно не сможете запомнить более 10 дел, которые у вас запланированы на день или на неделю, и уж тем более зафиксировать точное время. Довольно распространенной является и такая ситуация: специализированное приложение напоминает вам о событии, а вы, будучи в этот момент слишком занятыми, просто сбрасываете сообщение и успешно о нем забываете. Google Calendar не позволит вам делать такие ошибки.

Большим плюсом данного календаря является то, что он находится в бесплатном доступе для всех. С его помощью можно как планировать домашние дела, так и сделать более эффективным график своей работы. Вы можете добавлять в календарь не только даты рождения ваших друзей и родных, но и информацию о планируемых совещаниях и собеседованиях. Для людей, активно проводящих свое время и имеющих сотню дел за неделю, Google Calendar станет неотъемлемым помощником.

Приложением вы сможете пользоваться в любом браузере. Для начала работы с ним необходимо иметь аккаунт в Google. Если у вас его еще нет, то сделать его довольно легко.

Хорошо и то, что вы можете оформить календарь в тех оттенках, которые вам наиболее приятны. В разделе с настройками нужно найти необходимые функции. Далее можно выбрать цвет для выходных дней и всех важных дат. Чуть позже мы поговорим об этом более подробно.

Бизнес и Google Calendar: как использовать эффективно

В Google Calendar для всех ваших заданий и проектов можно создать разные разделы. При этом вам не придется заходить в отдельные папки, чтобы держать все под контролем.

В календаре есть одна очень интересная функция под названием «Повестка дня». Вы можете ее включить, и тогда каждый день в 5 утра вам будут приходить сообщения с перечнем того, что вы должны сегодня выполнить. Когда задача будет выполнена или отменена, вы можете ее удалить из списка или просто скрыть на некоторое время.

Добавление новых задач в календарь

Создать новую задачу совсем несложно. Следуйте алгоритму и у вас точно все получится:

1. Зайдите в календарь и найдите там категорию «Настройки».
2. Далее нажмите кнопку «Добавить» и потом «Создать».
3. Придумайте, как эта задача будет называться, и, если есть необходимость, добавьте ее краткое описание.
4. Зайдите в раздел «Мои календари». Там только что созданная задача должна сразу появиться.
5. Далее перейдите в категорию дополнительных настроек. Там можно установить цвета и сделать задачу доступной для всех, кому это нужно.
6. Совершите настройку оповещений. Для этого нужно выбрать в какой день недели, месяца или года будет происходить событие. В указанное время вы будете получать сообщение на телефон.

Если календарь у вас общий, и другой человек что-то в нем изменит, вы тоже получите об этом уведомление.

После того как вы сделали свой календарь, в него также можно внести план реализации. Приведем пример: вы должны выполнить какой-то проект за 10 дней, но состоит он из 50 этапов. Все эти этапы необходимо разделить на количество дней, чтобы выполнять работу равномерно, не перегружая себя. Поэтому этапы будут добавляться в план каждого дня постепенно, чтобы вы ничего не забыли. О необходимости выполнить то или иное задание вам будет приходить сообщение.

С легкостью эти настройки можно и поменять. Для этого нужно нажать по иконке определенной задачи и отыскать значок карандаша. Данная функция позволит вам изменить название и описание задачи, время получение сообщений, а также вы можете добавить к задаче дополнительные комментарии.

Предлагаем еще один пример. Вы являетесь управляющим, и вам нужно провести собеседования с несколькими десятками кандидатов на должность в вашей компании. Вам нужно распределить нагрузку, поэтому вы берете 15 человек и делите их на 5 рабочих дней. Для этого нужно сформировать новый план. Каждый день у вас будет по три собеседования, за 30 минут до которых вы ставите себе напоминания. Для удобства прикрепляете к задаче резюме кандидатов. Это можно будет сделать только в том случае, если резюме вам отправят в Google docs, в PDF-формате или же это будет документ, сделанный с помощью SweetCV. Благодаря такой тщательной подготовке к собеседованию, вы сможете провести его быстро и эффективно.

После беседы с кандидатами можно сразу же отметить в календаре тех, которые произвели на вас впечатление, после чего скрыть задачу. Если вы решите принять на работу кого-то из них, то можете дать доступ к задаче сотрудникам, проводящим подбор персонала, чтобы дальше ею занимались они.

Как с помощью Google Calendar вести проекты

Вести бизнес-проекты, используя для этого Google Calendar, можно одним из двух наиболее удобных способов:

• Делать задачи для себя. Как раз об этом способе мы и рассказывали ранее. Кратко напомним – у вас есть задача, вы равномерно делите ее на несколько дней, решаете, когда будете получать уведомления, а также при необходимости корректируете цветовую гамму. Для каждого из проектов вы делаете новый календарь, но ограничений в количестве задач нет.
• Давать доступ к календарю другим людям с помощью отправленной им ссылки. Таким образом вы можете дать каждому из сотрудников одинаковое количество заданий, и одновременно следить за их выполнением. Задания для всех специалистов можно делать либо в одном календаре, либо в разных. Чтобы было легче, сразу же укажите сроки сдачи и другие данные.

Обратите внимание! Одновременно вы можете вносить в календарь и памятные даты, и данные о проектах. Допустим, вы вносите в календарь все дни рождения и другие праздники, и они останутся в памяти навсегда. Первый описанный способ идеален для управляющих или менеджеров, а второй больше подходит для работников предприятия, за действиями которых управляющий может следить.

Что еще можно делать в Google Calendar

В Google Calendar есть множество интересных функций, и вам точно захочется ими воспользоваться, когда вы впервые познакомитесь с этим приложением. Перечислим функции, которые могут пригодиться любому человеку, использующему Google-календарь в разных целях:

• Импорт и экспорт. Вы можете найти эту функцию в настройках. Заключается она в том, чтобы прикреплять другие календари или скачивать находящиеся там.
• Возможность распечатать календарь. Если вы хотите самые важные для вас события и планы разместить, к примеру, на доске в своем кабинете, то можете распечатать календарь. Эту функцию тоже легко найти в настройках.
• Выбор оттенков. Благодаря широкой цветовой гамме, каждую запланированную дату вы можете выделить другим оттенком. Один проект у вас может иметь зеленый цвет, другой – фиолетовый, а даты рождения самых близких людей можно выделить красным. Напоминание о праздниках родственников или друзей лучше всего ставить за неделю до этого дня. Таким образом у вас будет время, чтобы подготовить презент, подобрать наряд на мероприятие и в целом спланировать свое время. На эту же дату могут припадать и другие события, поэтому будет очень удобно, если вы выделите их другим цветом.
• Формирование расписания. Данная функция появилась совсем недавно, но она уже имеет много поклонников. При этом все имеющиеся задачи будут размещаться перед вашими глазами не как календарь, а в виде расписания.
• Использование шаблонов. Если вам не хочется тратить свое время, вы можете не делать новый календарь, а взять за основу готовый шаблон. В настройках нужно отыскать эти шаблоны и пометить понравившийся.
• Выбор оформления. Привычное всем приложение от Google содержит 3 варианта тем для экрана – спорт, торжества и фазы Луны. Вы можете выбрать интересующую вас тему в каждый конкретный день.
• Возможность интеграции. Вы можете размещать ваш календарь на отдельной странице, а также заходить в него с различных приложений. О том, как это сделать, можно узнать в разделе настроек.
• Подстройка под другие сервисы. Вы можете настроить синхронизацию Google Calendar с почтой Google, чтобы вносить в план письма. Для лучшего понимания снова приводим пример. Человек собирается лететь на отдых, а билет на самолет он покупает на специальном сайте. Оттуда ему на почту отправляют электронную версию данного билета. Время вылета он может добавить в свой календарь, а также загрузить туда билет. Таким же способом можно запоминать походы в кино или театр.
• Совместная работа с гаджетами. Вне зависимости от того, какая операционная система установлена на вашем смартфоне, Google-календарь будет там работать. Если вы, к примеру, не закроете какую-то задачу, то календарь снова напомнит вам о ней завтра.
• Поиск с помощью голоса. Вначале нужно произнести «OK, Google», а потом сказать, о чем именно вам нужно напомнить. При этом на экране смартфона создается задача и вы сможете добавить ее в свой план. Таким образом ни одна важная дата не ускользнет от вас.

Удобной функцией является работа с приложением с помощью горячих клавиш. А именно – вы можете не использовать мышь при работе с календарем, ведь достаточно будет одной клавиатуры.

Как работать с Google Calendar: наглядный пример

Предлагаем вам для большего понимания данного приложения план, упрощающий работу с ним. Вы можете взять его за основу:

1. Вначале нужно сформировать проект.
2. Далее придумать для него краткое описание и выбрать время для получения напоминаний.
3. Разделить все имеющиеся задачи на количество имеющихся дней.
4. Выделить с помощью желаемых оттенков определенные задачи.
5. Каждый день контролировать выполнение имеющихся заданий и скрывать их.
6. Делать правки, если это нужно.

Старайтесь записывать свои мысли и идеи, как только они возникают в вашей голове. В противном случае вы их потеряете и больше не вспомните.

В заключении хочется еще раз сказать, насколько многофункциональным и удобным в применении является Google Calendar. Большой плюс состоит также и в том, что он доступен любому пользователю бесплатно. Ни одно значимое событие не пройдет мимо вас, ведь календарь обязательно о нем напомнит путем отправки сообщений или уведомлений на рабочем столе.

В Google-календаре вы также найдете очень много дополнительных функций, которые упростят вашу жизнь. К примеру, доступной является синхронизация с другими приложениями на любой операционной системе. Как только вы начнете работать с этим календарем, вы увидите, насколько это легко и удобно, а главное – как у вас получается экономить свое драгоценное время.