Google Kalender för företag: En detaljerad bruksanvisning

Det är nästintill omöjligt att hålla allt i huvudet, och en viktig händelse får inte förbises, särskilt inte i en modern människas hektiska liv, där tankarna redan är på annat håll. Tack vare de otaliga applikationerna som finns kan du säkerställa att den viktigaste informationen för dig finns i din smartphone, och vid behov kan den enkelt påminna dig om den. Utan tvekan är den mest populära och användarvänliga applikationen Google Kalender. Den kan hjälpa vem som helst att effektivt planera sin dag, oavsett om de är affärspersoner eller hemmafruar. Idag ska vi prata i detalj om hur du använder denna applikation och vad som gör den särskilt speciell.

Bekantskap med Google Kalender

Även om mänskligt minne ibland kan vara förvånande i sin kapacitet, kan det också vara begränsande. Du kan med all säkerhet inte komma ihåg mer än tio händelser som är schemalagda för idag eller denna vecka, och det är särskilt sant när du behöver komma ihåg specifika tider. En vanlig situation är denna: en specialiserad applikation påminner dig om en viss händelse, men du, som är för upptagen i det ögonblicket, avfärdar helt enkelt notifikationen och glömmer bort det. Google Kalender låter dig inte göra sådana misstag.

Den stora fördelen med denna kalender är att den är tillgänglig för alla utan kostnad. Med dess hjälp kan du planera inte bara dina hushållsaffärer utan även skapa ett mer effektivt arbetsschema. Du kan lägga till i kalendern, inte bara dina vänners och släktingars födelsedagar, utan även information om kommande möten och diskussioner. För människor som aktivt spenderar sin tid och har hundra uppgifter att hantera varje vecka, kan Google Kalender bli en oumbärlig assistent.

Du kan använda applikationen i vilken webbläsare som helst. För att börja, behöver du ha ett Google-konto. Om du inte har det än, är det ganska enkelt att skapa ett.

Vad som är ännu bättre är att du kan anpassa din kalender i de nyanser som du tycker är mest behagliga. I inställningssektionen måste du hitta de nödvändiga funktionerna. Sedan kan du välja färger för dina arbetsdagar och viktiga datum. Vi kommer att diskutera detta mer i detalj lite senare.

Företag och Google Kalender: Hur man använder det effektivt

I Google Kalender kan du skapa olika sektioner för alla dina uppgifter och projekt. Du behöver inte dyka ner i separata mappar för att hålla allt under kontroll.

Kalendern har en mycket intressant funktion som heter “Dagligt Bulletin.” Du kan aktivera det, och sedan, klockan 5 varje dag, kommer du att få meddelanden som listar allt du behöver göra idag. När en uppgift är slutförd eller avbokad kan du ta bort den från listan eller helt enkelt dölja den ett tag.

Lägga till nya uppgifter i kalendern

Att skapa en ny uppgift är ganska enkelt. Följ bara denna algoritm, och du kommer definitivt få allt rätt:

1. Gå till din kalender och hitta kategorin “Inställningar.”
2. Klicka sedan på knappen “Lägg till” och därefter “Skapa.”
3. Tänk på en titel för uppgiften, och om nödvändigt, lägg till en kortfattad beskrivning.
4. Gå till sektionen “Mina kalendrar.” Den skapade uppgiften bör omedelbart dyka upp.
5. Gå sedan till den ytterligare inställningskategorin. Här kan du ställa in färger och göra uppgiften tillgänglig för alla som behöver det.
6. Avsluta justeringen av notificationsinställningarna. För detta behöver du välja vilken dag i veckan, månaden eller året som händelsen ska inträffa. Du kommer att få ett meddelande på din telefon vid den angivna tiden.

Om din kalender är offentligt tillgänglig och någon ändrar något i den, kommer du också att få en notifikation om det.

Efter du har ställt in din kalender kan du lägga till dina projektplaner till den. Till exempel, om du har ett projekt som måste bli klart inom tio dagar, men består av 50 steg, måste du dela upp alla dessa steg med antalet dagar för att säkerställa att du jämnt fullbordar arbetet utan att överväldiga dig själv. Följaktligen kommer de stegen att läggas till planen varje dag så att du inte glömmer något. Dessutom kommer du att få en notifikation angående behovet av att fullborda den eller en annan uppgift.

Dessa inställningar kan enkelt ändras. För att göra detta, klicka bara på ikonen för respektive uppgift och avmarkera pennikonen. Denna funktion låter dig ändra titel och beskrivning av uppgiften, tid för att motta notifikationer, och du kan också lägga till ytterligare kommentarer till uppgiften.

Låt oss föreslå ett exempel till. Föreställ dig att du är en chef, och du behöver genomföra intervjuer med flera dussin kandidater för en position i ditt företag. Du behöver fördela arbetsbelastningen, så du tar 15 personer och delar dem över fem arbetsdagar. För detta kommer du behöva sätta en ny plan. Varje dag kommer du ha tre intervjuer som varar 30 minuter vardera, vilket du sätter påminnelser för. För bekvämlighet, bifoga kandidaternas CV till uppgiften. Detta kan endast göras om CV:n skickas till dig via Google Docs, i PDF-format, eller som ett dokument skapat med SweetCV. Tack vare sådan grundlig förberedelse för intervjun kan du genomföra den snabbt och effektivt.

Efter intervjuer med kandidater, kan du omedelbart markera i kalendern de som imponerade på dig, varefter du kan dölja uppgiften. Om du bestämmer dig för att anställa någon av dem, kan du ge uppgiften åtkomst till kollegor som genomför urvalet, så att de kan följa upp med dem.

Använda Google Kalender för att hantera projekt

För att hantera affärsprojekt med Google Kalender, kan du använda ett av två mest bekväma metoder:

• Skapa uppgifter för dig själv. Som diskuterats tidigare, är denna metod okomplicerad. Kortfattat – du delar upp uppgiften lika över flera dagar, bestämmer när du ska få notifikationer och justerar även färgschemat vid behov. För varje av projekten skapar du en ny kalender, utan några begränsningar för antalet uppgifter.
• Ge åtkomst till kalendern till andra via en delad länk. På detta sätt, kan du ge varje av dina kollegor samma antal uppgifter, medan du samtidigt övervakar deras genomförande. Uppgifter för alla kan skapas antingen i en kalender eller i olika. För att underlätta, bör du ange deadline och annan data direkt.

Viktigt meddelande! Samtidigt kan du lägga till både viktiga datum och projektinformation till din kalender. Till exempel, lägger du in alla födelsedagar och andra helgdagar, och de kommer att förbli i minnet för alltid. Den förstnämnda metoden är idealisk för chefer, medan den andra är mer lämplig för arbetare som kan hålla koll på handlingar som deras chefer kan följa.

Vad mer du kan göra i Google Kalender

Google Kalender erbjuder en mängd intressanta funktioner, och du kommer definitivt vilja använda dem när du först utforskar denna applikation. Låt oss listar några funktioner som kan vara användbara för alla som använder Google Kalender för olika ändamål:

• Import och export. Du kan hitta denna funktion i inställningarna. Det inkluderar möjligheten att bifoga andra kalendrar eller ladda ner befintliga.
• Alternativet att skriva ut kalendern. Om du vill visa de mest kritiska händelserna och planerna, till exempel på en anslagstavla på ditt kontor, kan du skriva ut kalendern. Denna funktion är också lätt att hitta i inställningarna.
• Välja färger. Tack vare en bred färgpalett, kan du markera varje planerat datum i olika nyanser. Ett projekt kan ha en grön färg, ett annat – en lila en, medan födelsedagarna för dina närmaste kan markeras i rött. Påminnelser för familj eller vänners firanden är ofta bäst att lämna en vecka före händelsen. På detta sätt, har du tid att förbereda talet, välja en outfit för tillfället, och generellt sett planera din tid.
• Organisera schemat. Denna funktion har dykt upp ganska nyligen men har redan fått många anhängare. Med den, kommer alla schemalagda uppgifter visas över framför dina ögon inte som en kalender, utan i form av ett schema.
• Använda mallar. Om du inte vill slösa din tid, kan du hoppa över att skapa en ny kalender och dra nytta av en befintlig mall. I inställningarna måste du välja dessa mallar och notera de som du gillar.
• Välja en layout. Googles applikation har vanligtvis 3 temaalternativ för skärmen – sport, klassisk och månfas. Du kan välja det tema du är intresserad av, för varje specifik dag.
• Integrationsalternativ. Du kan placera din kalender på en separat sida och även få åtkomst till den från olika applikationer. Du kan lära dig hur man gör detta i inställningssektionen.
• Inställningar för andra tjänster. Du kan konfigurera Google Kalender-synkronisering med din Google Mail, så att du kan lägga till brev till din plan.
• Bekväm arbete med gadgets. Beroende på vilket operativsystem som är installerat på din smartphone, kommer Google Kalender att fungera bra där. Om du till exempel inte stänger en viss uppgift, kommer kalendern att påminna dig om det imorgon.
• Röstkommandon. I början behöver du säga “OK, Google”, sedan berätta exakt vad du behöver komma ihåg. Skärmen på din smartphone kommer att skapa en uppgift, och du kan lägga till den i din plan. På detta sätt, kommer ingen viktig datum att undgå dig.

En utmärkt funktion är att arbeta med applikationen med hjälp av snabbkommandon. Det vill säga, du behöver inte använda en mus när du arbetar med kalendern, bara ett tangentbord kommer att räcka.

Hur arbetar man med Google Kalender: Ett visuellt exempel

För att förbättra din förståelse för denna applikation, föreslår vi att du skissar upp en plan som förenklar arbetandet med den. Du kan basera det på följande:

1. Först, behöver du skissera upp projektet.
2. Sedan, kom på en kort beskrivning för det och välj tid för att ta emot påminnelser.
3. Distribuera alla existerande uppgifter enligt antal dagar.
4. Markera med önskade färger de uppgifter som är viktiga.
5. Kontrollera dagligen genomförandet av de existerande uppgifterna och göm dem.
6. Gör justeringar om nödvändigt.

Sträva alltid efter att skriva ner dina tankar och idéer så snart de dyker upp i ditt huvud. Annars kan du förlora dem och aldrig komma ihåg igen.

Som avslutning, vill jag återigen betona hur mångsidig och användarvänlig Google Kalender är. Den största fördelen är att den är fritt tillgänglig för alla användare. Inte en enda viktig händelse kommer någonsin att glida ur minnet, då kalendern kommer säkerligen att påminna dig om det genom att skicka notifikationer eller varningar på din arbetsplats.

I Google Kalender, kan du också hitta många ytterligare funktioner som förenklar ditt liv. Till exempel, synkronisering är tillgänglig med andra applikationer på vilket operativsystem som helst. Så snart du börjar arbeta med denna kalender, kommer du att se hur lätt och bekvämt det är, och viktigast av allt – hur du kan spara din dyrbara tid.