Google Calendar для бізнесу: детальна інструкція по роботі з ним

Утримати все в голові й не забути про жодну важливу подію практично неможливо. Особливо діловій і сучасній людині, якій і так є про що думати. Завдяки існуванню безлічі гаджетів, ви можете зберігати найважливішу для вас інформацію у своєму смартфоні, і в потрібний момент він просто нагадає вам про це. Безсумнівно, найбільш популярним і зручним у використанні вважається Google Calendar. Він допоможе будь-якій людині правильно планувати свій день, чи то бізнесмен, чи то домогосподарка. Сьогодні ми поговоримо докладніше про те, як користуватися цим додатком, і що ж у ньому такого особливого.

Знайомство з Google Calendar

Хоч ресурси пам’яті людини іноді дивують своїм обсягом, іноді вони все ж обмежені. Ви точно не зможете запам’ятати понад 10 справ, які у вас заплановані на день або на тиждень, і вже тим більше зафіксувати точний час. Досить поширеною є й така ситуація: спеціалізований застосунок нагадує вам про подію, а ви, будучи в цей момент надто зайнятими, просто скидаєте повідомлення й успішно про нього забуваєте. Google Calendar не дозволить вам робити такі помилки.

Великим плюсом цього календаря є те, що він перебуває в безкоштовному доступі для всіх. З його допомогою можна як планувати домашні справи, так і зробити ефективнішим графік своєї роботи. Ви можете додавати до календаря не тільки дати народження ваших друзів і рідних, а й інформацію про заплановані наради та співбесіди. Для людей, які активно проводять свій час і мають сотню справ за тиждень, Google Calendar стане невід’ємним помічником.

Додатком ви зможете користуватися в будь-якому браузері. Для початку роботи з ним необхідно мати акаунт у Google. Якщо у вас його ще немає, то зробити його досить легко.

Добре й те, що ви можете оформити календар у тих відтінках, які вам найприємніші. У розділі з налаштуваннями потрібно знайти необхідні функції. Далі можна вибрати колір для вихідних днів і всіх важливих дат. Трохи пізніше ми поговоримо про це більш детально.

Бізнес і Google Calendar: як використовувати ефективно

У Google Calendar для всіх ваших завдань і проектів можна створити різні розділи. При цьому вам не доведеться заходити в окремі папки, щоб тримати все під контролем.

У календарі є одна дуже цікава функція під назвою “Порядок денний”. Ви можете її увімкнути, і тоді щодня о 5 ранку вам надходитимуть повідомлення з переліком того, що ви маєте сьогодні виконати. Коли завдання буде виконано або скасовано, ви можете його видалити зі списку або просто приховати на деякий час.

Додавання нових завдань до календаря

Створити нове завдання зовсім нескладно. Дотримуйтесь алгоритму і у вас точно все вийде:

1. Зайдіть у календар і знайдіть там категорію “Налаштування”.
2. Далі натисніть кнопку “Додати” і потім “Створити”.
3. Придумайте, як це завдання називатиметься, і, якщо є потреба, додайте його короткий опис.
4. Зайдіть у розділ “Мої календарі”. Там щойно створене завдання має одразу з’явитися.
5. Далі перейдіть у категорію додаткових налаштувань. Там можна встановити кольори та зробити завдання доступним для всіх, кому це потрібно.
6. Здійсніть налаштування сповіщень. Для цього потрібно вибрати, в який день тижня, місяця або року відбуватиметься подія. У зазначений час ви отримуватимете повідомлення на телефон.

Якщо календар у вас спільний, і інша людина щось у ньому змінить, ви теж отримаєте про це повідомлення.

Після того як ви зробили свій календар, у нього також можна внести план реалізації. Наведемо приклад: ви маєте виконати якийсь проєкт за 10 днів, але складається він із 50 етапів. Усі ці етапи необхідно розділити на кількість днів, щоб виконувати роботу рівномірно, не перевантажуючи себе. Тому етапи додаватимуться до плану кожного дня поступово, щоб ви нічого не забули. Про необхідність виконати те чи інше завдання вам приходитиме повідомлення.

З легкістю ці налаштування можна і поміняти. Для цього потрібно натиснути на іконку певного завдання і відшукати значок олівця. Ця функція дасть вам змогу змінити назву й опис завдання, час отримання повідомлень, а також ви можете додати до завдання додаткові коментарі.

Пропонуємо ще один приклад. Ви є керівником, і вам потрібно провести співбесіди з кількома десятками кандидатів на посаду у вашій компанії. Вам потрібно розподілити навантаження, тому ви берете 15 осіб і ділите їх на 5 робочих днів. Для цього потрібно сформувати новий план. Щодня у вас буде по три співбесіди, за 30 хвилин до яких ви ставите собі нагадування. Для зручності прикріплюєте до завдання резюме кандидатів. Це можна буде зробити тільки в тому разі, якщо резюме вам надішлють у Google docs, у PDF-форматі або ж це буде документ, зроблений за допомогою SweetCV. Завдяки такій ретельній підготовці до співбесіди, ви зможете провести її швидко та ефективно.

Після бесіди з кандидатами можна відразу ж відзначити в календарі тих, які справили на вас враження, після чого приховати завдання. Якщо ви вирішите прийняти на роботу когось із них, то можете дати доступ до завдання співробітникам, які проводять підбір персоналу, щоб далі ним займалися вони.

Як за допомогою Google Calendar вести проєкти

Вести бізнес-проекти, використовуючи для цього Google Calendar, можна одним із двох найзручніших способів:

• Робити завдання для себе. Якраз про цей спосіб ми і розповідали раніше. Коротко нагадаємо – у вас є завдання, ви рівномірно ділите його на кілька днів, вирішуєте, коли отримуватимете сповіщення, а також, якщо потрібно, коригуєте колірну гаму. Для кожного з проєктів ви робите новий календар, але обмежень у кількості завдань немає.
• Давати доступ до календаря іншим людям за допомогою надісланого їм посилання. Таким чином ви можете дати кожному зі співробітників однакову кількість завдань, і одночасно стежити за їх виконанням. Завдання для всіх фахівців можна робити або в одному календарі, або в різних. Щоб було легше, відразу ж вкажіть терміни здачі та інші дані.

Одночасно ви можете вносити до календаря і пам’ятні дати, і дані про проєкти. Припустимо, ви вносите до календаря всі дні народження та інші свята, і вони залишаться в пам’яті назавжди. Перший описаний спосіб ідеальний для керівників або менеджерів, а другий більше підходить для працівників підприємства, за діями яких керівник може стежити.

Що ще можна робити в Google Calendar

У Google Calendar є безліч цікавих функцій, і вам точно захочеться ними скористатися, коли ви вперше познайомитеся з цим додатком. Перелічимо функції, які можуть стати в пригоді будь-якій людині, яка використовує Google-календар у різних цілях:

• Імпорт та експорт. Ви можете знайти цю функцію в налаштуваннях. Полягає вона в тому, щоб прикріплювати інші календарі або завантажувати ті, що знаходяться там.
• Можливість роздрукувати календар. Якщо ви хочете найважливіші для вас події та плани розмістити, наприклад, на дошці у своєму кабінеті, то можете роздрукувати календар. Цю функцію теж легко знайти в налаштуваннях.
• Вибір відтінків. Завдяки широкій колірній гамі, кожну заплановану дату ви можете виділити іншим відтінком. Один проєкт у вас може мати зелений колір, інший – фіолетовий, а дати народження найближчих людей можна виділити червоним. Нагадування про свята родичів або друзів найкраще ставити за тиждень до цього дня. Таким чином у вас буде час, щоб підготувати презент, підібрати вбрання на захід і загалом спланувати свій час. На цю ж дату можуть припадати й інші події, тому буде дуже зручно, якщо ви виділите їх іншим кольором.
• Формування розкладу. Ця функція з’явилася зовсім недавно, але вона вже має багато шанувальників. При цьому всі наявні завдання розміщуватимуться перед вашими очима не як календар, а у вигляді розкладу.
• Використання шаблонів. Якщо вам не хочеться витрачати свій час, ви можете не робити новий календар, а взяти за основу готовий шаблон. У налаштуваннях потрібно відшукати ці шаблони і позначити вподобаний.
• Вибір оформлення. Звичний усім додаток від Google містить 3 варіанти тем для екрана – спорт, урочистості та фази Місяця. Ви можете вибрати цікаву для вас тему в кожен конкретний день.
• Можливість інтеграції. Ви можете розміщувати ваш календар на окремій сторінці, а також заходити в нього з різних додатків. Про те, як це зробити, можна дізнатися в розділі налаштувань.
• Підлаштування під інші сервіси. Ви можете налаштувати синхронізацію Google Calendar з поштою Google, щоб вносити в план листи. Для кращого розуміння знову наводимо приклад. Людина збирається летіти на відпочинок, а квиток на літак вона купує на спеціальному сайті. Звідти їй на пошту надсилають електронну версію цього квитка. Час вильоту вона може додати у свій календар, а також завантажити туди квиток. У такий самий спосіб можна запам’ятовувати походи в кіно або театр.
• Спільна робота з гаджетами. Незалежно від того, яка операційна система встановлена на вашому смартфоні, Google-календар буде там працювати. Якщо ви, наприклад, не закриєте якесь завдання, то календар знову нагадає вам про нього завтра.
• Пошук за допомогою голосу. Спочатку потрібно вимовити “OK, Google”, а потім сказати, про що саме вам потрібно нагадати. При цьому на екрані смартфона створюється завдання і ви зможете додати його до свого плану. Таким чином жодна важлива дата не вислизне від вас.

Зручною функцією є робота з додатком за допомогою гарячих клавіш. А саме – ви можете не використовувати мишу під час роботи з календарем, адже достатньо буде однієї клавіатури.

Як працювати з Google Calendar: наочний приклад

Пропонуємо вам для більшого розуміння цього додатка план, що спрощує роботу з ним. Ви можете взяти його за основу:

1. Спочатку потрібно сформувати проєкт.
2. Далі придумати для нього короткий опис і вибрати час для отримання нагадувань.
3. Розділити всі наявні завдання на кількість наявних днів.
4. Виділити за допомогою бажаних відтінків певні завдання.
5. Щодня контролювати виконання наявних завдань і приховувати їх.
6. Робити правки, якщо це потрібно.

Намагайтеся записувати свої думки та ідеї, щойно вони виникають у вашій голові. В іншому разі ви їх загубите і більше не згадаєте.

У висновку хочеться ще раз сказати, наскільки багатофункціональним і зручним у застосуванні є Google Calendar. Великий плюс полягає також і в тому, що він доступний будь-якому користувачеві безкоштовно. Жодна значуща подія не пройде повз вас, адже календар обов’язково про неї нагадає шляхом надсилання повідомлень або сповіщень на робочому столі.

У Google-календарі ви також знайдете дуже багато додаткових функцій, які спростять ваше життя. Приміром, доступною є синхронізація з іншими додатками на будь-якій операційній системі. Щойно ви почнете працювати з цим календарем, ви побачите, наскільки це легко і зручно, а головне – як у вас виходить економити свій дорогоцінний час.